業務効率化のメリットと進め方。対策のアイデアもご紹介。

業務効率化とは

＜企業存続のために必要かつ重要な取り組み＞

「業務効率化」とは、業務における無駄な作業などを省き効率を良くする取り組みです。時間や作業の無駄を削減することで、企業の収益を高めることにも直結する大切な施策といえます。

企業をより長く存続させるためには、業務効率化を図って無駄を最小限に抑えつつ、利益を最大限に出すことを意識することが重要です。

＜基本は「無理」「無駄」「ムラ」を減らすこと＞

業務効率化の基本は「無理」「無駄」「ムラ」の3つのポイントを削減することにあります。具体的には、以下の内容です。

・無理：人員や能力に見合わない作業のボリュームや実行が難しいスケジュール
・無駄：必要以上に時間をかけたり作業を行ったりする、不要な業務を行うこと
・ムラ：一部の人や部署のみ偏った作業負担がかかっている、閑散期と繁忙期の差が大きい、「無理」と「無駄」を行き来している状況

現在の業務内容からこれら3つのポイントを改善して取り除いていくことが、業務効率化への第一歩となります。この3つのうちどれか1つでも発生しているということは、人員の能力と負荷のバランスがどちらか一方に偏っている状態であるといえます。そのため、人員にかかる負荷と能力のバランスが取れており、かつ活用できる環境が、理想的な労働環境であるといえるのです。

＜生産性向上との違い＞

よく同じような意味に捉えられてしまう言葉が「生産性向上」です。しかし、この2つの言葉の意味は異なります。

生産性向上とは、保有する資源によって生産される成果の最大化を目指すことです。つまり、業務効率化は大きな成果を生むための「手段」であり、生産性向上は「目的」といえるでしょう。すなわち、「生産性向上のために業務効率化を図る」わけです。

業務効率化で得られるメリット

では、業務を効率化することで実際にどんなメリットが得られるのかご紹介します。

＜コスト削減＞

業務効率化では、業務の運用方法を見直すことで業務にかける時間や人員を削減することができ、コストの削減が大きく期待できます。
具体的には、担当者が適任かどうかを確認して、場合によっては専門的な知識や技術を有する企業にアウトソーシングをする、といった方法が挙げられるでしょう。知識が不足している担当者よりも、知識豊富な担当者をアウトソーシングする方が効率的で、結果的にコストを削減できるからです。

また、今ある業務が本当に必要なのかどうかを見極め、不要であればカットするという取り組みを実践するだけでも、大幅な時間とコストの削減が見込めるでしょう。

＜従業員満足度向上・定着率アップ＞

業務効率化で得られる生産性向上や業績アップは企業にとって大きなメリットですが、その企業で働く従業員にとっても大きなメリットになり得ます。

無駄な時間のカットは、従業員にとっては労働時間のカットにつながるため、無駄な残業や休日出勤を減らせます。結果従業員の心身への負担が減り、働きやすいと思える職場になることでしょう。そのほかにも、働きやすい職場に改善されれば、従業員の満足度や勤労意欲のアップによって定着率の向上が見込め、優秀な人材の流出を防止できるといった相乗効果も期待できるのです。

業務効率化の進め方

では実際にどのように業務効率化を進めればよいのか、見ていきます。

＜業務内容の可視化・把握＞

業務効率化を図る際には、業務の内容を可視化しておくことが重要です。
担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどを合わせてまとめておきましょう。
これらは業務に関する問題点の洗い出しや改善に加え、従業員同士での共有や理解、ミスの防止やコスト削減にも役立ち、業務効率化の第一歩となります。

＜課題の洗い出し＞

業務の把握ができたら次は課題の洗い出しです。
同じような業務を複数人が重複して対応していないか、対応者は適切か、業務が属人化していないか、など多岐にわたります。

＜実施・効果検証＞

出てきた課題に対して対策を実施したのち、効果検証を行います。
そこで発生した新たな課題に対して対策を講じていくと改善が進められるでしょう。

業務効率化や業務改善促進のアイデア

ではここからは実際にどのような対策ができるのか、ご紹介していきます。
すべての事例を闇雲に取り入れるだけでは上手くいかないこともありますので、きちんと課題を洗い出した上でその内容に沿った事例を参考にして実行してみることが、業務効率化の成功につながると言えるでしょう。

＜ムダな業務の削減＞

まずはムダな業務を無くしていくことが大切です。何も決まらないのに惰性で続いている会議の削減や、資料を読み上げるだけの会議での議事録の作成による早期理解の促進などが考えられるでしょう。
「何のためにこの業務を行っているのか」「この業務のゴールは何で、どのような結果を出せば、どの程度の評価を受けられるのか」という点を考えながら選定していきましょう。

＜自動化する＞

自動化と一言で言ってもその規模は様々ですが、ExcelやWordなど何度も繰り返し使うような機能がある場合、あらかじめその内容に合わせたマクロを用意することはもちろん、普段よく作成する文章があるなら、テンプレートを用意するというだけでも自動化と呼べるでしょう。 業務が属人化してしまっている場合もこの自動化を活用することで、担当者が不在の場合でも対応が可能になります。

＜ツールを活用する＞

業務効率化に特化したツールを使用する方法もあります。近年では、オンラインで利用できるクラウド型の業務効率化ツールや様々なAIツールも提供されており、特別なシステムの知識がなくても比較的簡単に導入できます。導入のハードルが低く使いやすい点がメリットですが、カスタマイズがしづらいといったデメリットや、自社の業務内容にうまく合わずに活用できないこともありますのでそのような場合は、オリジナルの業務効率化ツールを開発するという手段も選択肢の1つです。

＜職場環境の改善＞

職場環境を改善することも、業務効率化につながると言えます。
例えば、オフィスが静かすぎることで電話の声やキーボードを叩く音などの些細な音が気になり集中しにくくなったり、緊張感のある雰囲気で上司や同僚に話しかけずらくコミュニケーションが不足するなど業務の遂行に支障をきたすことも考えられるでしょう。

このような場合はオフィスBGMを導入することなどで改善が期待できますが、他にも照明や家具、空調など検討が必要な点は多くありますので課題に合わせて考えてみましょう。

Sound Design for OFFICEで業務効率化を促進！

Sound Design for OFFICEでは、業務効率化につながる”職場環境の改善”に一役買います。
さりげなく音楽が流れていることで、会話がしやすい雰囲気を作ることができたり、キーボード・電話・オンライン会議などといった雑音から耳を遠ざけ目の前の仕事への集中につなげることが期待できるのです。

他にも、”残業時間削減”や”ストレス緩和”などといった効果が期待できるでしょう。

＜残業時間の削減＞

検証結果：6事業所で残業時間が有意に減少。1日中BGMを流したうえでBGMを変化させるほうが、帰宅を促す効果は高いと考えられる。
終業アナウンスのみや夕方からBGMを流すよりも、1日中BGMを流すほうが残業を削減させる可能性があることが明らかになりました。

※詳細はこちらをご確認ください

＜目的に沿った豊富で専門的な楽曲＞

Sound Design for OFFICEでは「コミュニケーション活性化」・「気づき」といった目的に合わせた最適なプログラムを用意しています。

目的別に楽曲の一例をまとめていますので、是非一度ラインナップをご確認ください。

・コミュニケーションを活性化する
・気づき
・ストレスを緩和する
・気分転換を促す
・おしゃれな空間にする