従業員の残業を減らすためにできる取り組みとは？

残業が起こる原因

残業を引き起こす原因は企業によって様々です。残業時間がほとんどない企業と、残業が日常化している企業には大きな違いがあるのです。では、残業が多い会社に見られる特徴とは一体何なのでしょうか？

＜残業が当たり前の文化が根付いている＞

「働き方改革」が提唱されて久しいですが、今でも「残業するのが当然」といった社風をもつ企業が存在します。
「残業した人が評価される」「残業しない人は仕事をしていない」といった会社の文化・風土が、従業員の帰宅のしづらさを作り出しています。
また、「帰りづらさ」は周りの上司や先輩が会社に残っていることも大きな要因の一つ。周りが帰宅していない中で、自分だけが帰宅することへの気まずさや申し訳なさが、帰りにくさの原因にもつながり、残業を「良し」とする雰囲気を従業員全体に感染させてしまいます。

＜仕事の量に対して時間が足りない＞

労働時間に対して仕事量が多すぎるというのも、残業につながる大きな原因です。
「業務量」「仕事の早さ」は人によって異なりますが、一人一人が業務時間内に対応可能なタスク量以上の仕事が舞い込んでしまうと、残業につながってしまうのです。

一人あたりの仕事量が増えてしまう原因として、慢性的な人員不足があげられます。採用コストがかかること、優秀な人材が見つからない、などといった理由で適切な人員の採用へとつながらないケースが多いのが現状です。また、2025年以降は国民の4人に1人が後期高齢者という超高齢化社会を迎えるため、さらなる深刻化が見込まれます。

＜繁忙期と閑散期の差が大きい＞

仕事の業種や職種によって、一年間の繁忙期と閑散期の差が大きいという企業は多いでしょう。他にもクライアントからの突然の要望で、急遽残業を強いられることもあるかもしれません。このように繁閑の差が大きい業界やイレギュラーな対応が多く発生する企業では、一定期間は長時間労働にならざるを得ない、という課題を抱えているでしょう。

＜コミュニケーション不足＞

業務の進捗管理を行う上で、コミュニケーションは欠かせません。業務が遅れていることが後から発覚したり、早く報告していればトラブルを未然に防げた、得意な人ならすぐに終わる作業が他メンバーは何時間もかけて対応してしまっていた、などコミュニケーション不足による弊害は大きいと考えられます。


では、具体的にどのような対策を取っていくべきなのか、見ていきましょう。

【個人編】残業を減らす方法

残業を減らすためには、従業員一人一人の意識改革が必要です。今の生活リズム・スタイルを少し工夫するだけで、作業効率を大幅にアップすることができます。
残業削減のために次の3つのポイントを意識しましょう。

＜机周りの整理整頓＞

快適な職場環境を整えることは、作業効率を高める上で重要です。机周りが汚かったり、オフィス全体が散らかっていると、仕事のモチベーションや集中力の維持に影響を与えます。1時間あたりの作業効率が大幅に下がってしまうのです。
整理整頓された机で作業をすると、自分だけでなく周りの人も気持ちよく仕事に取り組むことができるので、すっきりした机周りを心がけ、快適な環境で仕事をしましょう。

＜人より少し早く出社して仕事モードに＞

人間の脳は作業をして疲弊した夜の時間帯よりも朝の時間帯のほうが疲労感がなくすっきりしているので、集中力を保つことができます。早朝出社を意識的にすることは、残業時間削減だけでなく仕事効率アップにつながります。

＜仕事に優先順位をつけて取り組む＞

自分のタスクを整理して優先順位をつけることも大切です。業務を把握しきれていないとタスクの優先順位を間違えてしまい、納期がギリギリになって残業しなければならないといった悪循環につながります。まずは自分の業務・納期・重要度などを明らかにし、優先順位をつけてから仕事にとりかかりましょう。

【企業編】従業員の残業を減らす方法

このように個人個人でできる取り組みを促し、従業員の意識を変えることも大切ですが、企業側も従業員が定時で帰れるようなシステム・ルール作りが必要です。各々が残業削減への意識を持っていても、組織として取り組みを実施しなければ全体の残業時間削減にはつながりません。企業としても残業を減らすための取り組みが重要となるのです。

＜残業の事前申請をルールにする＞

残業が多くなってしまう要因として、残業判断を従業員に委ねてしまっている場合があげられますが、これでは「業務時間中に終わらなくても残業すれば良い」という心理になり作業効率低下につながります。
残業の事前申請を義務化することで、不要な残業を減らすことができますし、「業務時間内に仕事を終わらせなくてはならない」という従業員の意識改善にもつながります。
また、どの部門でどれだけの残業が発生しているのかという実態把握も可能となり、残業削減に向けたさまざまな取り組みを導入することができます。

＜ノー残業デーを導入する＞

最低週に1日は従業員全員が定時で帰宅する取り組みが「ノー残業デー」です。
ノー残業デーがあると、残業時間削減につながるだけではなく、プライベートの時間が確保されるので、従業員のモチベーションアップにもつながります。ノー残業デーによって翌日リフレッシュした状態で業務にあたることができ、結果一人一人の生産性も上がります。ノー残業デーをルール化することでさまざまな相乗効果が生まれるのです。

＜人事評価に残業時間を考慮する＞

人事評価の項目として「部下の残業時間」を組み込むことで、残業時間を削減する取り組みです。 特に管理職の人事評価に導入することで、意識的に部下の残業削減を促すことができます。上司や先輩が残業を良しとしない雰囲気を作り出すことで、全社的に残業に対する意識改革をすることが可能になるのです。

＜BGMを導入する＞

音楽には「コントロール効果（感情誘導効果）」があり、ジャンルやテンポによって聴いている人の心理や意欲を刺激します。残業を当たり前と考えている従業員の多くは、時間を忘れて仕事に没頭する傾向があるため、音楽を流すことで時間の認識ができ、メリハリが生まれるので残業の削減効果が期待できるという研究結果が出ています。
音楽を流すのは…という方も時報の活用や、ノー残業デーということを社内へアナウンスするだけでも効果は期待できるでしょう。

また、音楽にはコミュニケーション活性の効果も期待できるため、コミュニケーション不足によるトラブルも防げる可能性があります。


このように残業削減への取り組み方法は様々です。どのようなルール・システム作りをして残業を減らしていくのか、全社で方針を決めていくことが重要です。

Sound Design for OFFICEの活用で残業削減を！

USENでは、音の“力”を探るために、大学や研究者の方々とともに、学術的な研究や調査を行っています。その中で音楽(BGM)の残業時間削減効果に関する研究も行っています。
研究・調査に基づいた様々な楽曲を、是非一度お試しください。

＜音楽が残業時間削減に与える効果＞

調査概要：全15の事業所で、オフィスでの長時間労働対策として音楽(BGM)を活用できるかを調査。　※調査内容の詳細はこちらをご確認ください

結果：6事業所で残業時間が有意に減少。1日中BGMを流したうえでBGMを変化させるほうが、帰宅を促す効果は高いと考えられる。

終業アナウンスのみや夕方からBGMを流すよりも、1日中BGMを流すほうが残業を削減させる可能性があることが明らかになりました。

＜目的に沿った豊富で専門的な楽曲＞

Sound Design for OFFICEでは、時間を意識づける「気づき」をはじめとして、オフィスに最適なBGMを9つの機能別にチャンネルをカテゴライズしてお届けしています。

気づき、だけでも「ノー残業デーアナウンス」や、「終業時間アナウンス」、東京藝術大学との共同研究により制作された「帰宅を促す音楽」など豊富なラインナップをご用意。

この他、楽曲の一例をまとめていますので、是非一度ラインナップをご確認ください。

・気づき
・集中力を高める
・コミュニケーションを活性化する
・ストレスを緩和する