1. がんばるタイムの導入で業務にメリハリをつける2つのポイント

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がんばるタイムの導入で業務にメリハリをつける2つのポイント

がんばるタイムの導入で業務にメリハリをつける2つのポイント

どの業種も慢性的な人手不足に悩まされている昨今、企業では社員ひとりあたりの生産性を向上する取り組みに力を注いでいます。
取り組み方は企業によって異なりますが、中でも近年注目を集めているのが「がんばるタイム」の導入です。
もともとは一企業が始めた制度ですが、その内容や効果が高く評価され、現在は内閣府も推奨する取り組みの1つとして知られています。

そこで今回は、がんばるタイムの概要や導入のメリットと注意点、成功するためのポイントをまとめました。

自分の仕事に集中できる!「がんばるタイム」の概要と特徴

がんばるタイムとは、誰にも邪魔されることなく、自分の仕事だけに集中して取り組める時間を作る制度のことです。
社員1人あたりの生産性を高めるには、集中して業務にあたり、効率よく作業をこなす必要があります。

しかし、現実には自分の作業だけに没頭するのはなかなか難しく、たとえば仕事中に電話が入ったり、上司や同僚から声をかけられたりすると、その都度作業の手が止まってしまいます。

こうした「雑音」は一時的なものである場合がほとんどですが、一度集中が切れてしまうと、邪魔が入る前の状態に戻すのは決して容易なことではありません。

そこで女性用の大手下着メーカー・トリンプが導入したのが、がんばるタイムです。
トリンプでは毎日12時30分~14時30分までの2時間、コピーや電話、立ち歩き、さらには部下への指示や上司への確認も禁止し、自分の仕事だけに集中する時間帯を設けました。
周囲の雑音に振り回されることなく、自分の仕事にだけ集中できる2時間は社内でも好評で、トリンプの主力商品である「天使のブラ」が生まれるきっかけを作ったといわれています。[注1]

この斬新な取り組みはメディアでも大きく取り上げられ、現在は内閣府が掲げるワーク・ライフ・バランスの実現に向けた10の実践のうちの1つに数えられています。
なお、がんばるタイムの時間帯や禁止事項は会社によって自由に設定可能で、どの業種も取り入れやすい汎用性の高さも魅力です。

[注1] トリンプ: 職場環境
http://www.triumph.com/jp/ja/cw_activity_shokuba.html

社内全体の生産性がアップ!がんばるタイム導入のメリットと気を付けたいポイント

がんばるタイムを導入することにより、会社や社員が実感できるメリットは大きくわけて3つあります。

社内全体の生産性がアップ!がんばるタイム導入のメリットと気を付けたいポイント

・1.がんばるタイム中の1人あたりの生産性がアップする
がんばるタイムを導入すると、周囲の雑音に惑わされることなく、目の前にある自分の仕事にだけ集中できます。
集中力が高まると仕事の生産性が大幅に向上し、同じ仕事量ならより短時間に、同じ時間ならより多くの仕事をこなせます。

1人あたり、または時間あたりの生産性が高くなれば、社内全体の業績アップにつながり、会社の著しい成長が期待できます。

・2.早出・残業をカットできる
働き手が不足していると、社員1人あたりの負担が大きくなり、早出や残業による長時間労働が常態化してしまいます。
厚生労働省が平成27年にまとめた厚生労働白書によると、日本において週49時間以上働いている長時間労働者の割合は22.7%で、アメリカ(16.4%)や英国(12.0%)、スウェーデン(7.6%)といった諸外国に比べて非常に高い傾向にあります。[注2]

長時間労働が続くと、体調不良やうつ病のリスクが高まり、場合によっては過労死につながるおそれもあります。
がんばるタイムの導入で業務効率がアップすれば、就業時間内に仕事を終わらせられるようになり、早出や残業をする必要がなくなります。
企業にとっても時間外労働手当を削減できますし、心身の不調にともなう離職を防止することができるなどさまざまなメリットが期待できます。

[注2] 平成27年版厚生労働白書: -人口減少社会を考える-
https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/kousei/15/dl/1-01.pdf

・3.仕事のスケジュールを立てやすくなる
大量の仕事を抱えている時は、何から手をつけ、どう進めていけば効率がよいのか、事前に計画を立てることが大切です。
仕事の優先順位を決めるのはなかなか難しいことですが、がんばるタイムを導入すると、がんばるタイムにできることとできないことの2つに大別することができます。

たとえば自分ひとりでこなせる仕事はがんばるタイム中に取り組み、誰かに指示を仰いだり確認したりする作業が必要な仕事は、それ以外の時間帯に組み込むことで時間を有効活用できます。

スケジューリングは苦手という人も、がんばるタイムを導入すればすんなり仕事の計画を立てられるようになるでしょう。

がんばるタイムを導入するときの2つの注意点

がんばるタイムを導入するにあたって、注意しなければいけない点が2つあります。以下で詳しく解説します。

・1.他部署との連携や取引先への周知は必須
がんばるタイム中は電話やメールの取り次ぎなどを禁止するため、他部署や取引先と一時的に断絶状態となります。
がんばるタイムの周知が徹底されていないと、他部署や取引先とトラブルになってしまうおそれがありますので、導入する際は取り組み内容について告知し、広く理解を求める必要があります。

取引先については文書やメールなどで通達するのが一般的ですが、社内対応については部署単位ではなく全社で一斉にがんばるタイムを実施するのも1つの方法です。

・2.がんばるタイム以外の時間帯に集中力が落ちることがある
がんばるタイム中は脇目も振らずに仕事に没頭するため、がんばるタイムが終わるとつい気が緩み、集中力が落ちてしまう可能性があります。
集中力を保ち続けるのは難しいことですが、がんばるタイムとの落差が大きくならないよう配慮しなければなりません。

メリハリのつけ方とルールの徹底が鍵!がんばるタイムを成功させるためのポイント

がんばるタイムを成功させるためには、注意点をカバーする工夫を採り入れることが大切です。

具体的にどんな対策が有効なのか、2つのポイントにまとめました。

・1.がんばるタイムとそれ以外の時間でメリハリをつける
がんばるタイムの時間帯は会社によって指定されますが、中にはスイッチの切り替えがうまくできず、がんばるタイムになってもなかなか集中できない人もいます。そんな時は、がんばるタイムとそれ以外の時間でメリハリをつけられる環境を作りましょう。

たとえばオフィスBGMサービスを利用して、がんばるタイムとそれ以外の時間で異なる曲を流すようにすれば、社内の雰囲気が一転してスムーズにスイッチを入れられます。
オフィスBGMはさまざまなジャンルの楽曲をラインナップしているので、集中力を高められるBGM、リラックスできるBGMなどを選んで上手に活用すれば、作業効率アップにも役立ちます。

また、がんばるタイムが終了するとほっとして気が緩みやすくなりますが、BGMを切り替えれば脳内がリフレッシュされるため、ほどよいモチベーションを維持できるでしょう。

・2.一度決めたルールは徹底し、形骸化させない
がんばるタイムは会社ごとに設定したルールに則って実施されますが、何度か繰り返していると緊張感が緩み、ルールを逸脱する人間が出てくることもあります。

たとえば私語厳禁なのに数秒だけ雑談してしまったり、メール禁止なのにこっそり一通だけ送信したりと、ささいなほころびが目立ち始めます。
ほんの少しだけだから…と軽度のルール違反を見逃していると、だんだん違反行為がおおっぴらになり、しまいには形ばかりのルールになってしまいます。

一度ルールを決めてがんばるタイムをスタートさせたら、原則として例外は認めず、徹底した姿勢を貫くよう社員全員に指導しましょう。

がんばるタイムで仕事にメリハリをつけ、生産性をアップしよう

自分の仕事に集中できる環境を整えてくれるがんばるタイムは、1人あたりの生産性を大幅に高めてくれる効果が期待できるため、企業が抱える働き手不足の問題を解決する有効な手段です。
ただ、がんばるタイムを成功させるためには、オンオフの切り替えやルールの徹底など、継続するための工夫を採り入れる必要があります。

オフィスBGMをうまく活用したり、社員同士でルール違反を注意したりすればがんばるタイムがうまく機能し、仕事にメリハリのある理想のオフィスを作り出せるでしょう。

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