コミュニケーションが活性化する4つの職場環境の特徴とは？

オフィスの見える化

コミュニケーション活性化に重要なこととして、オフィスの見える化は重要です。見える化とは文字通り、社内の問題点や状況を見えるようにすることをいいます。

見える化のポイントは相手が何をしているのかを明確化することです。普段コミュニケーションをとる機会の少ない経営陣をはじめ、他部署の人の行動を知ることは信頼感につながります。また、共通の認識を持つことによって仕事効率がアップし、問題解決へとつながることも。さまざまな見える化を通して、はじめてお互いの関係性を強めることができるのです。

見える化① オフィスのレイアウト
社内を見える化する方法として、オフィスのレイアウトがあげられます。業務の見える化を実現するため、ガラス張りの会議室やガラスのパーテーションを使用したり、開放感を与えるために低めのデスクパネルを採用したり。開放的な空間づくりは社員のモチベーションアップにもつながり、コミュニケーションをより活性化させます。オフィスの移転やリノベーションを検討している場合には、オフィスのレイアウトの見える化がおすすめです。

見える化② スケジュール
スケジュールの見える化は、多くの企業で取り入れられている施策でしょう。見える化の方法は、ホワイトボードを使用したりマグネットを使用したりするなど企業によってさまざまです。外出中なのか会議中なのかもしくは有給や産休育休中なのかなど、個人のスケジュールの把握ができるようになります。スケジュールを明確にすることでお互いが気持ちよく連携することが可能になるのです。

リフレッシュエリアの設定

活発な社員同士のコミュニケーションの場となるのが、リフレッシュエリアです。仕事であまり関わりのない他部署の社員と話をすることができます。また、心地よい空間で頭をリフレッシュすることで、新たなアイデアや発見につながる可能性もあります。
リフレッシュエリアはコミュニケーションの活発化はもちろん、従業員の健康維持や創造性の向上にもつながる場なのです。

快適なリフレッシュエリア作りのコツ

社員同士のコミュニケーションが活発化する快適なリフレッシュエリアのポイントは、以下の3点です。

1.インテリアや小物
心地良い空間作りに欠かせないのが、インテリアや小物です。テーブルと椅子だけの無機質な空間よりもこだわりを持ったリフレッシュ空間づくりをするほうが、社員同士のコミュニケーションの活性化にも効果的です。例えば、オフィスらしくない家具を用意したり、観葉植物を置いたり、ドリンクカウンターを作ったり。くつろぎの空間にするために、あえて靴を脱ぐスタイルにするのもおすすめです。どんなコンセプトのリフレッシュエリアにしたいのか考えてみましょう。

2.五感で快適に感じる空間演出
リラックスできるリフレッシュエリアにするには、五感で心地よさを感じる必要があります。インテリアや小物、リフレッシュエリアの色味が心に安らぎを与えてくれるのは、視覚から快適さを感じている証です。五感を意識した空間演出が、社員達をどれだけリラックスさせられるかを左右するのです。例えば、オフィスBGMで聴覚から、アロマをたいて嗅覚から、快適な温度・湿度で触覚から。さまざまな工夫で、安らぎの空間をつくりましょう。

3.多目的に使用できる柔軟性
リフレッシュスペースを多目的に使用できるように工夫をすると、さらに充実した空間になります。例えば、次のようなシーンです。

・打ち合わせで使える
・ワークスペースとして使える
・お昼・夜食を食べられる
・プチパーティーができる

すべての用途に対応することは難しいかもしれません。ただし、休憩室という1点にこだわらない多目的な使用ができることは、社員の生活を充実させるために必要なことといえます。休憩室以外にもどんな用途でリフレッシュエリアづくりをするのか、考えてみましょう。

③交流の場づくり

社内のコミュニケーションを活発にするためには、会社側がその機会を提供することが重要です。とくに他部署の人たち・会社の幹部の人とは関わる機会があまりなく、どんな人でどんな仕事をしているのか知らないという方は少なくないでしょう。こうした人達ともコミュニケーションをとるための施策を考える必要があるのです。

・社員同士の月1ランチ・ディナー会
会社のコミュニケーション活性化施策として、食事を通した催しは成功例が多いものです。ランチ・ディナー代金を会社が補助し、社員同士の食事会を定期的に開催します。他部署の人との関わりづくりができ、業務上でのコミュニケーションのきっかけづくりにもつながります。食事会は、社内のコミュニケーションを活発にさせるための最適な場となるのです。

・社内報で社員の情報を共有し褒めあう
他部署の人や社内で関わりの薄い人がどのような仕事をしているかは意外と不透明なものです。社内報で情報を共有することで、お互いに話のネタになって話しやすくなるというメリットがあります。新たな発見や気づきがそこで生まれることもあるでしょう。また、社員を褒めるきっかけづくりとしても機能するのが社内報の良さの一つ。褒められることで、社員のモチベーションアップにつながります。

④オフィスBGMの導入

社内でのコミュニケーションを促進する手段として、オフィスBGMは効果的な方法の一つです。リフレッシュルームや会議室、ロビーなど、オフィスのさまざまな場所に導入することで多くのメリットを得ることができます。

1.マスキング効果
会議室にオフィスBGMを導入する理由のほとんどが、このマスキング効果を狙ってのことです。マスキング効果とは、音によって他の音をかき消す効果のことをいいます。他の人に聞かれたくない機密情報を含んだ会議をするときや音漏れ防止のためにオフィスBGMを使用して音をカモフラージュするのです。

2.感情誘導効果
リフレッシュルームでオフィスBGMを導入することで得られるのが、感情誘導効果です。感情誘導効果とは、音楽を流すことで無意識に人間の感情に働きかける効果のことです。リフレッシュルームにリラックスできる音楽を取り入れることで社員の気持ちを落ち着かせ、ストレス軽減やリフレッシュにつながります。

3.イメージ誘導効果
オフィスBGMを流すことで、オフィスの雰囲気を高めることができます。会社内のイメージを作りだすことができるため、さまざまな場面で効果を発揮します。例えば、始業前・終業時のチャイムとして使用してオン・オフのメリハリをつけたり、ロビーなどに使用して来客者に良いイメージを与えるなど。オフィスBGMは目的に応じたさまざまなイメージをつくりだせるのです。

まとめ

社内のコミュニケーションが活発な会社は、作業効率が大幅に上がります。新しい発想や考え方と出会う機会が増え、会社全体に良い影響を及ぼすのです。デスクワーク中心の会社はとくに、他の人と関わるきっかけがほとんどありません。そのため、会社が積極的にコミュニケーションを活発にするための工夫をする必要があります。ぜひ、社内のコミュニケーションアップの施策を考えてみてください。