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BGMでの快適なオフィス環境作り

業務効率化で取り組むべき5つの事例

業務効率化で取り組むべき5つの事例

企業の業績アップや顧客のサービス満足度アップ、職場環境の改善など、業務効率化を行うとさまざまな効果が期待できるといわれています。「働き方改革」が推進されている近年、業務効率化は働き方改革を進めるためになくてはならない方法として注目されています。

そこで今回は、業務効率化の基本的な内容とメリット・デメリット、そして業務効率化のために知っておきたい注意点などを、実際の企業における事例とともに紹介します。

「業務効率化」とは?

企業内における業務を遂行する上で、「業務効率化」という言葉を聞く機会があります。少子高齢化による労働力の減少が今後一層大きな問題となっていく中、労働環境や労働時間を見直して働く意欲がある人にとって働きやすい環境を作るといった目的で、「一億総活躍社会」を目指すという政府の施策として「働き方改革」が進められています。そこで注目されているのが、業務効率化です。

しかし、実際にどのような方法で業務効率化が行われるのか、またどのような目的を持って行うべきなのかという点を知らない人も多いことでしょう。業務効率化とはどのようなものなのか、まずは内容を把握しておきましょう。

業務をスムーズに進めるための作業

業務効率化とは、さまざまな場面で使われることが多い言葉ですが、実際にその内容を知っている人は少ないのではないでしょうか。

業務効率化とは、基本的に業務をスムーズに進めるためのあらゆる作業を指します。長期間同じ業務を続けている企業では、しっかりと業務内容を見直してみると、そこに多くの無駄が潜んでいる可能性があります。この無駄が、労働時間の長時間化や非効率的な業務遂行の一因となっていることも少なくありません。

基本は「無理」「無駄」「ムラ」を減らすこと

オフィスなどにおいて実際に業務を効率化しようとしても、何から手を付ければいいかわからない、ということもあるでしょう。まずは、業務を効率化するために何をおこなうべきかを知っておきましょう。

業務効率化の基本は「無理」「無駄」「ムラ」の3つのポイントを削減することにあります。具体的には、以下の内容です。

 ・無理:人員や能力に見合わない作業のボリュームや実行が難しいスケジュール
 ・無駄:必要以上に時間をかけたり作業を行ったりする、不要な業務を行うこと
 ・ムラ:一部の人や部署のみ偏った作業負担がかかっている、閑散期と繁忙期の差が大きい、「無理」と「無駄」を行き来している状況

現在の業務内容からこれら3つのポイントを改善して取り除いていくことが、業務効率化への第一歩となります。この3つのどれか1つでも発生しているということは、人員の能力と負荷のバランスがどちらか一方に偏っている状態であるといえます。そのため、人員にかかる負荷と能力のバランスが取れており、かつ活用できる環境が、理想的な労働環境であるといえるのです。

まずは、現在の業務に潜む無駄を整理してみましょう。無駄を整理することによって普段の業務がよりスムーズに進められ、長時間労働を解決する糸口になることが期待できるばかりか、社会問題となっている労働人口の減少にも対応できることでしょう。同時に、働く従業員にとっても労働環境の改善が期待できます。働きやすい職場で長く働ける機会ができることにより、従業員の労働意欲がアップすることも望めるでしょう。

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業務効率化と生産性向上の違いとは

業務効率化と生産性向上の違いとは

業務効率化と似たような意味で使われる言葉に「生産性向上」があります。一見すると似たような意味に捉えられがちであることから、業務効率化と生産性向上は混同されることが多いものです。これら2つの言葉には関連性があるものの、明らかな違いがあります。

アウトプットを増やすのが「生産性向上」

まず知っておきたいのは、「生産性」という言葉の意味です。何かを生産するためには、必ずエネルギーや材料などの資源が必要です。これらの資源の消費を抑えながら、できるだけ多くのものを生産する状態が生産性です。つまり、生産性とはインプットに対してアウトプットをどれだけ増やせるかという程度を意味します。

これを踏まえると、生産性向上とは、生産性を上げるためにより少ないインプットで多大なアウトプットを得るための施策や試みという意味になります。

業務効率化は生産性向上に必要な方法の一つ

業務効率化は、先述した無理や無駄などを省き、限られた資源を効率的に活用することです。生産性向上ではアウトプットをどれだけ増やせるかが目標となりますが、業務効率化はどれだけインプットを少なくできるかが目標になるという点において違いがあるのです。

とはいえ、業務効率化が生産性向上とまったく無関係というわけではありません。業務効率化は、人員や時間、コストといった人的資源や物的資源の消費を最小限に抑えつつもアウトプットの増大を目指すという点から、生産性を向上するための手段だといえるのです。少子高齢化が進み労働人口が減少している現在、生産性を向上するための業務効率化は、企業にとっての最重要課題といえるでしょう。

業務効率化で得られるメリット

企業において日常的な業務を効率化できれば、そこにはさまざまなメリットが得られます。以下に挙げるように、そのメリットは会社だけに限らず、働く従業員も得られるものです。

コスト削減

業務効率化では、業務の運用方法を見直し、業務にかける時間や人員を削減することにより、投入するコストの削減が大きく期待できます。そのための具体的な方法としては、複雑な業務でも誰が見てもわかるマニュアルやフローチャートを作成しておくこと、また、担当者が適任かどうかを確認して、場合によっては専門的な知識や技術を有する企業にアウトソーシングをするといった方法が挙げられるでしょう。知識が不足している担当者よりも、知識豊富な担当者をアウトソーシングする方が効率的で、結果的にコストを削減できるからです。

企業でよくありがちな無駄なコストとして、会議にかかるコストが挙げられます。定期的に会議をしている企業は多いものです。しかし、スケジュールに組み込まれているからと惰性で行う会議では、時間を浪費していることが少なくありません。ダラダラと長時間会議を続けた結果、何も結論が出ない、というケースもあるでしょう。また、会議では資料を使う機会が増えます。これらの資料の作成にかかる時間や紙などのコストも、結論が出ない会議では大きな無駄だといえます。

本当に必要な会議かどうかを見極め、不要であればカットするという取り組みを実践するだけでも、大幅な時間とコストの削減が見込めるでしょう。

生産性の向上、業績アップ

先述のように、業務効率化は、生産性を向上させるための1つの手段です。インプットが少ないながらも業務が効率的でさえあれば、アウトプットが増える可能性、すなわち生産性の向上が期待できます。

同時に、経費を削減しつつ高パフォーマンスを実現できれば、業績そのもののアップも期待できるでしょう。

従業員の満足度向上、定着率アップ

業務効率化で得られる生産性向上や業績アップは企業にとっての大きなメリットですが、その企業で働く従業員にとっても大きなメリットになり得ます。

無駄な時間のカットは、従業員にとっては労働時間のカットにつながるため、無駄な残業や休日出勤を減らせます。そうなれば従業員の心身への負担が減り、働きやすいと思える職場になることでしょう。そのほかにも、働きやすい職場に改善されれば、従業員の満足度や勤労意欲のアップによって定着率の向上が見込め、優秀な人材の流出を防止できるといった相乗効果も期待できるのです。

業務効率化のために実行したい5つの事例

自社で業務効率化を実施したいけれど何をするべきか、どのような方法を取るべきかという点でつまずいてしまう雇用主もいるかもしれません。そんなときは、他社が業務効率化に成功した事例を参考にしてみるのも1つの手段です。

以下では、業務効率化の方法について、事例を踏まえた5種類の方法を紹介します。

必要な業務の基準を設定する

無駄な時間やコストを削減することは、業務効率化に有効な手段であることは確かです。ところが、無駄の削減ばかりに気を取られてしまうと、本来必要なものまで削減してしまうおそれがあります。

このような事態を防ぐためには、まず「必要なものは何か」という基準を設定するところから始めましょう。無駄なものと必要なものの基準を明確に区分することで、必要なものを誤ってカットするなどのリスクを回避できます。また、当然のことながら「なぜそれが必要なのか」を明確にできるのです。

なお、この基準は実際にその作業を行っている人の目線だけではなく、他部署の従業員、または顧客など第三者の目線で確認しておくことが大事です。

無駄な業務の削減

必要な業務の基準を設定したならば、その基準に沿って現在の業務から無駄な業務やプロセスを洗い出していきます。基準に達しない業務は無駄な業務として削減対象としましょう。時間ごとにどの業務を誰が担当しているか、何をしているかなどを書き出してみるのも1つの方法です。

実際の企業における事例では、最初は一部の部署のみで会議の簡略化や時間短縮を実施し、徐々に他部署まで範囲を広げた結果、スムーズな業務効率化を実現しています。

会議や残業時間の見直しで無駄な時間を削減

先に触れたように、習慣として定例の会議を続けている企業は多いものです。本当に必要な会議かどうかを見極め、無駄だと判断できるのであれば削減対象とします。複数回の会議を1回、あるいは2回でまとめられる内容であると判断できれば、会議の回数を減らすことにも検討の余地があります。

しかし、一部の部署などではどうしても会議の回数を削減することはできないと判断されることもあります。そのような場合には、会議時間を見直して短縮するといった検討も必要でしょう。

残業に関しても、業務を遂行する上で必要不可欠なものもあれば、ただダラダラと必要以上の時間会社に残っているだけという場合もあります。残業時間の削減方法としては、業務に不必要な残業をカットするのはもちろん、時間帯をずらして定時前の勤務を残業扱いとするなどの取り組みをおこなった事例もあります。この事例では、朝の時間帯を残業とすることにより、無駄な残業時間のカットに成功しています。

人事評価と連動した労働時間の管理

従業員の労働時間をしっかりと管理することは、業務効率化を行う上での基本です。多忙な状況だからといって残業させたり、休憩時間を短縮したりするのは、従業員の勤務意欲を低下させ、生産性の低下を招くことにもなりかねません。

人事評価と労働時間を連動させた管理を行い、無駄な労働時間を削減するのも業務効率化の1つの方法です。要するに残業時間を単純に管理するのではなく、業務の内容の評価とともに労働時間を管理するのです。このような管理を実施することで、従業員一人ひとりがそれぞれの業務にかかる時間を意識しやすくなり、無駄な残業を減らせる効果が期待できます。

部下の残業時間が上司の人事評価に影響を及ぼすように人事評価の基準を見直した企業の事例では、労働時間の管理と人事評価を直結させることにより、より厳正な残業時間の削減や業務の効率化と適正な勤務時間の管理に成功しています。

業務内容やプロセスの可視化

業務をスムーズに進めるためには、その内容やプロセスを可視化すること、いわゆる「見える化」することも大事です。可視化は、業務改善に重要なポイントの1つとされています。通常の業務を図やグラフなどを使って表すと問題点が把握しやすく、どこにどれだけの時間や負担がかかっているのか、それをどのように改善すればいいのかがわかりやすくなります。

業務内容やプロセスの可視化は、業務に関する問題点の洗い出しや改善に加え、従業員同士での共有や理解、ミスの防止やコスト削減にも役立ち、業務効率化へつなげられる方法といえます。

業務効率化ツールを使用・開発するのも効果的

ここまで紹介してきた業務効率化の方法は、どれも各企業が意識改善を行うことで実践できるものです。さらに業務効率化を推進させるために、「業務効率化ツール」を選択する方法もあります。

例として、業務マニュアルや文書のテンプレートも業務効率化ツールの1つに数えられます。マニュアルは、業務の内容を理解してもらうために作成するものです。読みやすく理解しやすいマニュアルを用意しておけば、従業員全員が同じ内容を理解することで共通認識を持てるため、業務の質も一定に保ちやすくなるでしょう。

普段よく作成している文書があるなら、テンプレートを用意して一から作成する手間を省くだけでも、作業時間を減らして効率化ができるでしょう。よく使うものや何度も繰り返し使うような機能がある場合、あらかじめその内容に合わせたテンプレートやマクロを用意しておけば、作業時の処理もシンプルにできます。これらは、一般的に使っているソフトでできることなので、比較的容易に作成して活用できるツールです。

さらなる業務効率化を図りたい場合には、業務効率化に特化したツールを使用する方法があります。近年では、オンラインで利用できるクラウド型の業務効率化ツールも提供されており、特別なシステムの知識がなくても比較的簡単に導入できます。導入のハードルが低く使いやすい点がメリットですが、カスタマイズがしづらいといったデメリットや、自社の業務内容にうまく合わずに活用できないこともあります。そのような場合は、オリジナルの業務効率化ツールを開発するという手段も選択肢の1つです。

業務効率化に役立つツール例

先述した業務マニュアルや文書テンプレートのほか、業務効率化に役立つさまざまなツールが提供されています。オンラインで利用できるタイプも多く、オンラインミーティングを手軽におこなえるコミュニケーションツールやファイル・情報共有ツールなどが代表的なものです。これらのツールを使えば、コミュニケーション不足などによるミスを防止し、かつ連絡にかかる時間も削減しやすくなります。

部署ごとや業務ごとにツールを使い分けるという方法もあります。営業であれば、顧客情報管理ツールやDM作成ツール、営業リスト管理などのツールが利用できるでしょう。時間がかかる業務にツールを使うようにすると、無駄を削減しやすくなります。

「AI(人工知能)」も、業務効率化に活用されつつあります。特定の作業やアプリケーションを自動化させることにより、業務時間の短縮に成功させた企業の事例もあるほどです。

そのほかにも、シフト管理やID・パスワードの一括管理ツールなどもあるので、部署や業務内容に合わせて複数のツールを活用すると良いでしょう。

最適な業務効率化ツールを選ぶポイント

自社で業務をまとめて作成できる簡易的なツールのほか、業務効率化ツールには、製品化されているものも多くあります。その中から自社にとって最適な業務効率化ツールを選ぶには、まずは何を効率化させたいかをはっきりとさせておく必要があります。どこに無駄な時間やコストがかかっているかを明確に把握し、その内容に沿ってツールを選びましょう。

有料のツールは、導入前にお試しができるものが多くあります。まずはお試しで一定期間使用して、そのツールが自社の業務に合っているか、使いやすさに問題はないかなどを確認してから導入を検討するようにしましょう。

そしてもう1点、使いやすいツールを選ぶのも業務効率化ツール選びのポイントです。使いづらくて操作方法がわかりにくいツールは、業務を効率化するどころか逆に無駄な時間を増やすことにもなりかねません。できるだけ操作性に優れた誰でも使いやすいツールを選ぶことが大事です。

業務効率化にデメリットはある?

コスト削減や従業員の職場環境改善など、良いことばかりがクローズアップされる業務効率化ですが、必ずしも業務効率化を実行すればメリットばかりがあるわけではありません。方法を誤ると、業務効率化のためにおこなったことがデメリットに変わってしまう可能性もあります。

業務効率化の方法を誤ると逆効果になることも

無駄な時間やコストを省くといった業務効率化の手法によって、実際に業務を効率的に進められるようになった事例は多いものです。しかし、どの企業でも同じやり方が効果的とは限りません。

「効率化」を図ろうとするとき、ある程度は業務を機械的に進めることがあります。それがもしその企業や部署の業務内容に合わない場合、逆に非効率的になってしまうことが考えられます。つまり、業務効率化のために実行しているはずの方法が、効率が悪く無駄を生んでいる可能性もあるということです。

効率性を重視しすぎることも問題になりがちです。無駄を極限まで省いて業務を進めることは時間の削減に効果的ではあるものの、従業員の集中力は続きにくく、体力的にも精神的にもきついと感じることが多くなるでしょう。そのような状況では、いずれ従業員の定着率にも影響してしまいます。

AIやシステムを導入する際にも注意が必要

「AI」は、近年さまざまな場面に取り入れられています。業務効率化においても例に漏れず、先述した企業のようにAIの導入によって業務効率化を成功させた事例もあります。しかし、AIは初めから便利に使えるツールではありません。「人工知能」であるため、まずは業務について学習させる必要があり、AIへの学習やデータ最適化そのものに手間と時間がかかってしまうことに注意しましょう。また、新しい技術を導入する場合は、その導入や運用に詳しい人員も必要不可欠です。AIは、簡易的なツールよりコストが高くなってしまう点がデメリットであることは覚えておかなければなりません。

業務効率化ツールを使用している場合、AIの導入と同様にシステムに関する知識がないと管理が難しく、トラブル発生時の対処もできなくなってしまいます。クラウド型のシステムは、情報漏えいやシステムダウン、ハッキングなどのリスクがあることなどもデメリットといえるでしょう。

業務効率化を進める上で注意したいポイント

前項で説明したように、ただ単純に「業務効率化に効果的」といわれる方法やツールなどを取り入れるだけでは、むしろ業務が非効率的になってしまう可能性があります。業務効率化を進める際、過去の成功事例を参考にして同じ手法やツールを取り入れることは決して悪いことではありませんが、それに加えて以下に挙げるポイントに注意することが大事です。

すべての事例を闇雲に取り入れない

業務効率化を実行するためには、すでに成功している事例を参考にしてアイディアを取り入れることは効果的といえます。ところが、他社での成功例を単純に真似るだけでは、業務効率化を失敗に終わらせてしまうこともあります。

事例を参考にすることは、悪いことではありません。自社の業務効率化に大いに役立つアイディアが含まれていることもあるでしょう。しかし、業務効率化の取り組みや方法は、企業を成功に導いた事例だとしても、すべての企業に当てはまるものではありません。成功している事例だからといって闇雲に同じやり方を導入しようとしても、うまくいかないこともあるでしょう。また、複数の事例から多くのアイディアを一度に取り入れることもおすすめできません。多くのことを一度にまとめて実行しようとすると、すべて中途半端になり、満足のいく結果を得られないことが多いからです。

自社が抱える業務上の問題点を洗い出した上で、その内容に沿った事例を参考にして実行してみるのが、過去の事例の上手な活用方法といえます。

システム化は導入後の計画をしっかりと立てる

システムを導入して業務効率化に活用する、という企業もあるでしょう。業務をシステム化すれば効率が良くなることも多いですが、問題はシステム化しただけ、という状態でストップしてしまうことです。このようなケースでは、業務効率化に便利なツールやシステムを導入しただけで満足していることが多いといわれます。つまり、システム導入そのものが最終目標となっているのです。

業務効率化のためのシステム化は、導入してからそれをどのように運用するかが最も重要なポイントです。導入計画を立てる際には、導入後の運用方法などもきちんと定めておくべきです。

システム導入後、運用計画もできているのに思ったよりも効果が得られないとすれば、そこにはいくつかの問題が発生していると考えられます。例えば、必要以上に広範囲の業務をシステム化している、利用する従業員の理解が得られていないなどです。システム化は、ある程度範囲を設定して運用する、実際に使用する従業員にシステムに対する理解を深めておくことも注意しておきたいポイントです。

また、社内の整備も重要です。業務効率化には業務の洗い出しなど削減対象を把握するステップがありますが、最初に洗い出した内容のみを削減していくだけでは、継続的な業務効率化が実現できません。そのため、継続的に社内の現状把握や業務の洗い出しや見直しなどの作業を行っていく必要があります。つまり、業務効率化を実施するのは一度だけではないというわけです。

継続的な業務の見直しなど社内体制の整備を進めるために、業務効率化のための管理をおこなう専門の部門を作るなどするとより効果的でしょう。

業務効率化を進めて生産性を高めよう

企業において業務効率化を有効に進めるためには、自社の業務内容に沿って進めていくことが求められます。もちろん、他社での成功事例を参考にして自社の業務に照らし合わせて進めることもいいですが、ただ単純に成功事例だけを鵜呑みにすると、逆に非効率的になる可能性もあります。

業務効率化を成功させるためには、まずは自社の業務を見直して無駄を洗い出した上で、業務効率化を進めることが大事です。今回紹介した業務効率化の方法を実践して生産性の向上にもつなげていきましょう。

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