1. 従業員の残業を減らすためにできる取り組みとは?

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従業員の残業を減らすためにできる取り組みとは?

従業員の残業を減らすためにできる取り組みとは?

現代社会において、従業員の残業を減らすための対策は会社にとっての大きな課題といえます。過剰な残業が従業員のメンタルヘルス問題を引き起こし、最悪の場合、過労死などの重大な過失へとつながることもあるためです。残業時間に対する社会の反応は年々厳しいものとなっており、残業時間削減のための対策は急務といえるでしょう。

そこで今回は、従業員の残業を減らすために会社ができる取り組みをテーマにご紹介します。残業対策をお考えの企業担当者の方は参考にしてみて下さい。

残業が起こる原因

残業を引き起こす原因は、企業によってさまざまなき問題が考えられます。
残業時間がほとんどない企業と残業が日常化している企業には大きな違いがあるのです。残業が多い会社に見られる特徴とは一体何なのでしょうか?

・残業があたりまえの文化が根付いている
残業するのが当然といった社風をもつ企業が存在します。「残業した人が評価される」「残業しない人は仕事をしていない」といった会社の文化・風土が従業員の帰宅のしずらさを作り出しています。
また、帰りづらさは周りの上司や先輩が会社に残っていることも大きな要因の一つ。周りが帰宅していない中で、自分だけが帰宅することへの気まずさや申し訳なさから、特に若手社員の帰りにくさの原因につながります。残業を良しとする雰囲気を従業員全体に感染させてしまっているのです。

・仕事の量に対して時間が足りない
労働時間に対して仕事量が多すぎるのが、残業につながる大きな原因です。
個々人の力にも左右されますが、「業務量」「仕事の早さ」は人によって異なります。一人一人が業務時間内に対応可能なタスク量以上の仕事が舞い込んでしまうと、残業につながってしまうのです。

一人あたりの仕事量が増えてしまう原因として、会社の人員不足があげられます。採用コストがかかること、優秀な人材が見つからないことなど、さまざまな理由から新たな人材の採用へとつながらないケースが多いのが現状です。人員不足は従業員の残業へとつながる深刻な問題といえるでしょう。

・繁忙期と閑散期の差が大きい
仕事の業種や職種によって、一年間の繁忙期と閑散期の差が大きいという企業は多いでしょう。クライアントからの突然の要望で、急遽残業を強いられることもあるかもしれません。突発的な場合は仕方がないかもしれませんが、繁忙期と閑散期を把握できていれば、派遣社員を雇って対応するなど対策をとることは可能です。しかし、残業が多い会社ではこうした繁閑期への対策を全くしていません。

【個人編】残業を減らす方法

【個人編】残業を減らす方法2

残業を減らすためには、従業員一人一人の意識改革が必要です。今の生活リズム・スタイルを少し工夫するだけで、作業効率を大幅にアップすることができます。
残業削減のために次の3つのポイントを意識しましょう。

・机周りの整理整頓
快適な職場環境を整えることは、作業効率を大きく左右する要素です。机周りが汚かったり、オフィス全体が散らかっていると、仕事のモチベーションや集中力の維持に影響を与えます。1時間あたりの作業効率が大幅に下がってしまうのです。
整理整頓された机で作業をすると、自分だけでなく周りの人も気持ちよく仕事に取り組むことができます。すっきりした机周りを心がけ、快適な環境で仕事をしましょう。

・人より少し早く出社して仕事モードに
仕事量が多いと感じる時は、夜残業するのではなく、出社を1時間ほど早めるのがおすすめです。人間の脳は作業をして疲弊した夜の時間帯よりも朝の時間帯のほうが疲労感がなくすっきりしているので、集中力を保つことができます。早朝出社を意識的にすることは、残業時間削減だけでなく仕事効率アップにつながります。

・仕事に優先順位をつけて取り組む
自分のタスクを整理して優先順位をつけると、自分がするべきことを明瞭化することができます。やるべき仕事が把握できていないとタスクの優先順位を間違えてしまい、納期がギリギリになって残業しなければならないといった悪循環につながります。まずは自分がやるべき仕事を紙に書きだすなどして明らかにし、取り組むべきタスクの優先順位をつけてから仕事にとりかかりましょう。

【会社編】従業員の残業を減らす方法

従業員の意識を変えることも大切ですが、企業側も従業員が定時で帰れるよう促すシステム・ルール作りが必要です。従業員一人が残業削減への意識を持っていても、全体の残業時間削減にはつながりません。企業としても残業を減らすための取り組み作りが重要となるのです。

・残業の事前申請をルールにする
残業が多くなってしまうきっかけとして、残業判断を従業員に委ねてしまっている点があげられます。業務時間中に終わらなくても残業すれば良い、という心理になり作業効率低下につながります。
残業の事前申請を義務化することで、不要な残業を減らすことができます。業務時間内に仕事を終わらせなくてはならない、という従業員の意識改善にもつながります。また、どの部門でどれだけの残業が発生しているのかという実態把握も可能となり、残業削減に向けたさまざまな取り組みを導入することができます。

・ノー残業デーを導入する
最低週に1日は従業員全員が定時で帰宅する取り組みが「ノー残業デー」です。ノー残業デーがあると、残業時間削減につながるだけではなく、社員のモチベーションアップにもつながります。ノー残業デーによって翌日リフレッシュした状態で業務にあたることができ、一人一人の生産性も上がります。ノー残業デーをルール化することでさまざまな相乗効果が生まれるのです。

・人事評価に残業時間を考慮する
人事評価の項目として「部下の残業時間」を組み込むことで、残業時間を削減する取り組みです。とくに管理職の人事評価として部下の残業時間を導入することで、意識的に部下の残業削減を促すことができます。上司や先輩が残業を良しとしない雰囲気を作り出すことで、全社的に残業に対する意識改革をすることが可能になるのです。

ノー残業デーアナウンスで退社を促す!

残業削減への取り組み方法はさまざまです。どのようなルール・システム作りをして残業を減らしていくのか、全社で方針を決めていくことが重要です。そして方針が決まったら、それを全社に周知する必要があります。ただし、新しい取り組みやルールを全社員に浸透させるのは意外と難しいことです。残業が常態化している企業であればなおさらです。そこで、まず残業削減への取り組みとしておすすめなのが、ノー残業デーアナウンスをすることです。

残業を当たり前と考えている社員の多くは、時間を忘れて仕事に没頭する傾向があります。そのため、退社時間であることを全社員にまとめて周知できれば、意識的に退社を促すことができます。ノー残業デーアナウンスをすることは効率的に全社へ時刻を周知させるための手段です。
残業削減への第一歩としてノー残業デーアナウンスを取り入れてみてはいかがでしょうか。

まとめ

企業における残業問題は深刻なものです。社会的にも年々、残業削減に関する取り組みへの重要性が高まっています。しかしながら、残業をすることが当たり前となっている文化を変えることは難しいのが現状です。徐々に改善に向けた取り組みを取り入れていく必要があります。
ぜひそのルール作りの一つとしてノー残業デーアナウンスを取り入れてみてはいかがでしょうか。

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