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生産性を向上させる取り組みと企業事例

生産性を向上させる取り組みと企業事例

企業を大きく発展させたいと考えた時、「生産性向上」は誰もが考えるワードの1つです。政府が日本経済を成長させる手段として生産性向上を強力に推進していることから、興味を持っている企業も多いのではないでしょうか。

一方で、生産性向上においてなにから着手すべきなのか、どんな成果が期待できるかを正しく理解できている人はまだ少ないのが現実です。この記事では、生産性向上の意味を正しく捉え、具体的に企業がおこなうことができる取り組みから実際の事例まで紹介していきます。

知っておきたい生産性向上の意味

生産性向上というワードはよく使用されますが、正しく言葉の意味が理解されていない場合も多くあります。業務効率化と混同され、ただのコスト削減と捉えられていることもあります。

もちろん、どちらも大事な要素ですが、2つの言葉の違いを理解することで、企業にとって本当に必要な対策を見つけることができます。まずは、生産性向上の正しい言葉の意味と目的を理解しましょう。

生産性向上とは

生産性向上とは、「より少ない投入資源で最大の成果を生み出すこと」です。 投入資源とは、人や物、資本などを指します。成果とは生み出された商品やサービスのことを意味し、生産額や付加価値額でも表せます。つまり、最小限のインプット(投入資源)に対し、どれだけのアウトプット(生産額や付加価値額)が生み出せたかが、生産性の向上には重要になってくるというわけです。

生産性向上がなぜ企業にとって必要不可欠といわれているのか、その背景には市場のグローバル化や労働人口減少の問題があります。 少子高齢化により日本の労働人口は年々減っています。約40年後には労働人口が約4割も減少してしまうといわれており、人手不足が予想されるなかにあって生産性を向上させることは喫緊の課題です。

さらに、インターネットの普及で海外企業との競争も激化しています。日本の労働生産性は諸外国に比べても低く、経済協力開発機構(OECD)の調査では先進7か国(G7)の中で常に最下位となっています。生産性向上を目指していかなければ、日本の市場は海外企業に奪われてしまう可能性もあるでしょう。

イコールではない「生産性向上」と「業務効率化」

前述のとおり、生産性向上と混同されやすいワードに「業務効率化」があります。業務効率化とは、業務のプロセスの中から無駄を削減することによって、投入資源を削減していくことです。具体的には「長時間の会議を廃止する」「業務をマニュアル化して無駄な作業を減らす」などの方法がとられます。

業務効率化を行うことで人件費や労働時間などのインプット量が減っていくため、アウトプット量が増え、結果的に生産性の向上に繋がると考えられています。業務効率化は、生産性向上を行うための1つの方法として捉えた方が良さそうです。

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生産性を確実に測定するための指標

音楽でチームワークを高める

投入した資源に対してどれだけの成果や付加価値を生み出したか知るためにも、生産性の分析は欠かせない財務分析のひとつです。まずは、生産性を正しく測定するために最低限知っておきたい用語や計算方法を紹介していきます。

生産性測定に用いる指標と計算式

生産性を測定するためには、インプットに対してどれだけのアウトプットを生み出せたのかが重要というのは先述のとおりですが、実際には以下の計算式で求めることができます。 アウトプット(産出量)÷インプット(投入量) この計算式で割り出した数値を大きくしていくことで、生産性の向上が実現できているかの指標にすることができます。

労働生産性

ストレスが溜まっている時、些細な物音にも気になってしまうものです。そこで、役に立つのがBGMによるサウンドマスキングという働きです。例えば、清らかな小川のせせらぎのBGMが流れていれば、周囲の騒音も気になることなく自分の作業に集中することができるはずです。

リラックスで集中力アップ

生産性を測る基準はいくつかありますが、代表的なものとして労働生産性が挙げられます。 労働生産性とは従業員1人あたりの成果、あるいは従業員が1時間で生み出すことができる成果を表します。計算式は以下のようになります。

アウトプット(産出量)÷インプット(従業員数または時間あたりの労働量)

従業員のスキルアップや業務の効率化が実現できれば、おのずとインプット量は削減でき、生産性向上に繋がるということです。

そのほかにも、労働生産性にはアウトプットを売金額や生産量に置き換える「物的労働生産性」と、アウトプットを付加価値額で計算する「付加価値労働生産性」の2種類があります。自社の状況や目的に合わせて、必要な数値を割り出してみましょう。

労働分配率

労働分配率とは、付加価値のうち何%が人件費としてかかったかを知るための指標です。人件費とは給料だけでなく、福利厚生費や退職金なども含まれます。以下の計算式で求めることができます。

人件費÷付加価値×100

労働生産性と違い、労働分配率は高ければいいというわけではありません。人件費を削減していくことで、従業員のモチベーションの低下などを招く可能性もあります。 その結果、生産性を下げてしまう事態になりえます。

生産性向上には課題の分析が鍵!

生産性向上の意味や指標の考え方が理解できたところで、実際の取り組み前の下準備を紹介していきます。生産性向上は、ただやみくもに取り組むのではなく、企業の課題や目標を明確にすることが重要です。ポイントをしっかりおさえることで、効率よく生産性向上を目指すことができます。

まずは課題の可視化

はじめに必要となってくるのが、自社の現状把握です。 現状においてどれだけのインプットが行われているのか、人件費や材料費などのコストを割り出し可視化していきます。最初の把握をしっかりおこない、なにが生産性を下げる要因となっているのかを正しく理解することで、的確な対策を練ることができます。

実際に先ほどの計算式を用いて指標を明らかにすることで、改善策によってどれだけ生産性の向上が見込めるか目標を設定することもできます。

働いている時間の見える化

先ほど労働生産性の説明でも触れましたが、生産性を上げるには従業員が限られた時間でどれだけの成果をあげることができるかが非常に重要になってきます。 実際に労働に費やされている時間が、どんな業務に使われているのかを見える化する作業が必要です。

営業職を例に考えると、訪問や提案にどれだけの時間を要したのか、資料などの準備時間、それ以外の作業時間はどの程度かかったのかを細かく割り出していきます。その中で実際に付加価値を生み出しているのは、訪問や提案の時間です。準備やメール対応など、ほかの作業時間をなるべく圧縮していくことで、付加価値を生み出すための時間を増やしていくことができ、生産性向上の一歩となっていきます。

コア業務とノンコア業務の精査

業務は、大きくコア業務とノンコア業務に分けることができます。 コア業務とは、先ほどの説明にも出てきた訪問や提案業務です。一方、ノンコア業務は、コア業務を支える業務です。つまり、資料の準備作業やメール作成などで、直接的に成果を生み出さない業務です。

生産性向上では、インプットの量を減らしていくことが重要です。コア業務に集中するためにも、ノンコア業務の作業効率アップや負担軽減が必要となってきます。 例えば、メールや資料のテンプレート化や、資料に使うデータ抽出の自動化を行うことで、浮いたリソースをコア業務にあてることができます。

生産性アップを図るための取り組み

ポイントをしっかりおさえることができたら、自社に合った取り組みを実行していきましょう。労働生産性を向上させる方法はいくつかありますが、内容や性質によって期待できるメリットはさまざまです。ここでは代表的な取り組みを4つ紹介していきます。

ITの活用

インフラ事業を担う老舗企業の受注センターでも、オフィス音楽を導入しています。1日に何度かある締めの時間には、モチベーションを上げる曲、ストレスが溜まり始める時間には安らぎの曲を設定することで、リズムを重視しているそうです。

オフィス音楽を導入してからは、従業員から「働きづらい」という声が減り、より明るい職場になったようです。。

労働生活の質(QOW)の向上

従業員のワークスタイルを充実させることで、生産性向上に繋げるという取り組みもあります。長時間労働など、従業員に負担のある労働環境では、やりがいを感じられずに仕事のパフォーマンスが低下してしまう原因になります。

従業員が働きやすい環境づくりの一貫として、1日の始業時間と就業時間を社員の裁量で決めることができるフレックスタイム制の導入なども検討してみるといいでしょう。就業時間を自ら定めることで、無駄な残業時間の削減なども期待できます。 また、社内にリラックスできるカフェスペースを設置するなど、オフィスの改善にも目を向けてみるとよいでしょう。

マニュアル作成などで業務を平準化

同じ業務を行う場合、従業員がそれぞれ独自の方法で作業を行っていると、無駄な作業や品質に差が生じる可能性があります。そのままにしていると深刻なミスに繋がってしまう場合もあるでしょう。特定の従業員がおこなう作業に関しても、ルールが定まっていないと引き継ぎが困難になります。

このような問題は時間ロスを招く原因となり、生産性を低下させてしまいます。 解決方法としては、業務の手順をマニュアル化することです。ルールをしっかり定めることで、どの従業員が作業をおこなっても平均的な成果を出すことができるようになります。

国や地方自治体の施策の活用

政府は、企業の生産性向上をサポートするためのさまざまな施策を用意しています。 このような施策を利用することで、企業は税制優遇や助成金などの援助を受けることができます。

中小企業は、特に支援制度をうまく活用しながら早めの対策をおこなうことも重要です。 ここでは2つの施策を紹介しますが、気になる方は市区町村にお問い合わせしてみましょう。

生産性向上設備投資促進税制

生産性工場設備投資促進税制は設備投資に対する優遇税制でしたが、平成29年の3月に終了しました。中小企業を対象とした優遇税制には、中小企業投資促進税制などもあります。こちらも平成29年度の税制改正により改正されましたが、中小企業経営強化税制として残っています。認定を受けた企業が設備などを導入する際、税額控除などの支援を受けることができます。

生産性向上特別措置法

平成30年より施行された生産性向上特別措置法は、生産性向上を短期間で実現するための設備投資などを援助する法律です。市区町村で認定を受けた中小企業の設備投資に対して、税制措置や金融支援、予算支援などの支援措置をおこないます。

ほかにも生産性向上特別措置法では、新技術の実証環境の整備や、システムなどのIoTの導入に際する減税措置支援なども施策の柱として掲げています。

生産性向上に成功した事例をご紹介

国では、生産性向上を実践する企業や、実際に成功した企業の実績を収集し、積極的に公開しています。

ここでは、厚生労働省などがまとめた生産性向上の事例をいくつかピックアップし、その取り組みごとに紹介していきます。さまざまな業種や取り組みを詳しく紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

国や地方自治体の施策の活用

政府は、企業の生産性向上をサポートするためのさまざまな施策を用意しています。 このような施策を利用することで、企業は税制優遇や助成金などの援助を受けることができます。

中小企業は、特に支援制度をうまく活用しながら早めの対策をおこなうことも重要です。 ここでは2つの施策を紹介しますが、気になる方は市区町村にお問い合わせしてみましょう。

生産性向上設備投資促進税制

生産性工場設備投資促進税制は設備投資に対する優遇税制でしたが、平成29年の3月に終了しました。中小企業を対象とした優遇税制には、中小企業投資促進税制などもあります。こちらも平成29年度の税制改正により改正されましたが、中小企業経営強化税制として残っています。認定を受けた企業が設備などを導入する際、税額控除などの支援を受けることができます。

IT活用で成果アップ

まずは、業務の効率化に大きな影響を与えるIT設備投資の事例です。人の手がかかっていた作業をITツールに代替することで、業務効率の改善だけでなく売上にも好影響を与えた事例を2つ紹介します。

スケジュールのデータ管理で負担軽減

山梨県の建設業者では、重機車両のスケジュール管理において、事務員の負担が大きく不満の声が挙がっていたといいます。さらに、社に戻らなければスケジュールを確認することができず、対応がどうしても遅くなってしまっていました。そこで、スケジュール作成や共有をスムーズに行うため、タブレットを使ったスケジュール管理に切り替えました。

スケジュールがデータ化されたことで、現場でリアルタイムに確認することが可能になり、重機の稼働状況が格段に改善。月商は約3割もアップしたそうです。 ITツールを導入したことや、新卒の若手社員を積極的に採用したことなどが功を奏し、今では事務作業の改善にも前向きな従業員が増えました。

自動管理システムで効率化

埼玉県の飲食サービス業者では、温度管理システムを導入することで生産性の向上を実現させました。店内をはじめ、冷蔵庫や冷凍庫の温度を自動で管理し記録するシステムを導入したところ、月172時間の労働時間を削減することに成功。時間短縮だけでなく、システムが自動で記録してくれるのでヒューマンエラーも格段に減ったといいます。

さらに、食材の生産地や加工日などを顧客がスマートフォンで読み取れるシステムも導入。品質や安全性がアピールでき、結果的に売上は2倍に拡大しました。

社員が働きやすい労働環境づくり

現状の問題点をしっかり分析し、業務の見直しを図っていくことで大きな成果や意識改革がおこなえるケースもあります。ここでは、さまざまな視点で従業員の働きやすさを追求した事例を紹介します。

6時間勤務制度で意識改革

千葉県の小売業者は、時間外労働が増加していることを危惧し、6時間勤務で帰宅できる制度を導入しました。制度をチーム単位で導入したことで従業員同士の協力態勢が確立され、効率よく業務を行うために業務の処理を工夫するなどの意識改革が起き始めたそうです。

部門に関わらず全社で一斉に導入したことも好影響を生み、800人規模の従業員がいるのにも関わらず、1日の平均労働時間が6時間台になった月もあったといいます。制度で捻出された時間は各自の自己啓発に活用するなど、従業員のスキルアップにあてられています。

社員の本音を引き出す現場

東京都の製造業者で取り入れたのは、学生インターンシップです。生産性向上のため現状を分析しようと考えたとき、代表の立場では従業員の本音や困っていることを聞き出せないという悩みがあったといいます。

インターンシップの学生から、従業員にヒアリングをおこなってもらうことで、効率の悪い業務を徹底的に洗い出すことに成功しました。

さらに、インターンの視点から非効率業務の見直しをおこない、「会議運営マニュアル」を策定。従来1時間かかっていた会議が30分に短縮できたなどの成果を生み出しています。 取り組みの結果、年間で200時間以上の人件費の削減に成功しました。

作業の平準化で業務時間圧縮

設備などの投資が厳しいという企業でもまず取り組むことができるのが、業務のマニュアル化です。ルールを均一化するだけでも、時間を短縮できる可能性はおおいにあります。さまざまな方法で作業の平準化を実現した例を紹介します。

動画マニュアルが業務取得を後押し

愛知県の飲食業者では多店舗展開を目指していましたが、人材の確保や育成などに問題を抱えていました。まず外部のコンサルタントを利用し、自社に合った取り組みを検討。新規アルバイトでも問題なく作業ができるよう、業務マニュアルの作成から始めました。

編み出されたのは、スマートフォンで見ることができる動画マニュアルです。 キッチンでの調理作業からホールでの顧客対応に至る動画マニュアルを作ることで、飲食店でのアルバイト経験がない人でも短時間で業務を習得できるようになりました。 今までは1ヶ月近くかかっていた育成が、25日程度に短縮されたといいます。

さらに作業工程がマニュアル化されたことで、全体の作業効率が向上。営業利益率0.5%改善に成功しました。

業務ルール化で賃上げを実現

富山県の宿泊業者は人手不足の現実がある中、既存の従業員の業務効率化を目指すことで生産性向上を実現しました。 顧問税理士のアドバイスをもとに役員が従業員から意見を集め、業務の棚卸しや業務手順の体系化を進めていきました。

その取り組みの1つが、客室清掃時のマニュアル作りです。 客室ごとの清掃手順や、風呂清掃の作業方法を平準化することで、作業ごとにかかる労働時間を明確化することができるようになりました。 結果、作業効率は1割程度向上し、担当従業員の時給を50円引き上げるなどで還元しました。

機材導入で手作業の負担軽減

岡山県の製造卸売業者では、化粧品のサンプルを製造する際、手作業による工程がいくつかありました。商品の受注が増え続ける中、生産が追いつかないという事態にまで追い込まれてしまいました。そこで、作業を安全性高く正確におこないたいという思いから、助成金を利用した注入機材の改良を決意。

移動式の理美容車導入で顧客獲得

佐賀県の理美容業では、同業他社との差別化を図るために、助成金を活用して移動式の理美容車を導入しました。理美容車を活用した介護施設への出張事業を展開することで、新たな顧客を獲得。さらに柔軟に働けるパートタイム労働者を積極的に受け入れ、生産性の向上を押し進めました。

最終的には最低賃金の引き上げにも成功。今後は従業員のスキルアップにも力を注ぎ、安定的な収益確保を目指しています。

他にも検討したい生産性向上ツール

現在は、生産性向上に役立つツールが数多く生み出されています。目的や特化している部分も多種多様なので、自社の改善したい業務に合わせて選定すると良いでしょう。ここでは、「時間管理から業務時間短縮を図れるツール」「労働環境の改善に役立つツール」「コミュニケーションアップツール」の3パターンを紹介します。

時間を管理して業務の効率化

まず注目したいのが時間管理ツールです。「タイムトラッキングツール」などとも呼ばれます。時間管理ツールとは各タスクにかかる時間を計測し、グラフなどで可視化していくITツールです。タイムマネジメントの意識を高め、働き方の見直しを図る指標として活用できます。

作業ごとに時間を計測することで集中力も高まり、ほかのタスクに気をとられないというメリットもあります。マルチタスクは一見効率が良いようにも見えますが、同時並行で作業を進めることで効率が下がってしまうともいわれています。時間管理ツールを使うことで、マルチタスクを防ぐことができるのです。

さらに作業時間を記録として残せるので、無駄な作業がないかを客観的に見直すことが可能です。前回と比べて作業効率が上がっていれば、自身のモチベーションアップにも繋がるでしょう。複数人で使うことができる時間管理ツールもありますので、チームやプロジェクトでの時間計測にも活用できます。

オフィス音楽で心地いい空間作り

オフィスのBGMとして音楽を流すことで、リラックス効果や集中力向上に期待ができます。仕事中の音楽はオフィスの騒音を程よくかき消してくれるため、より作業に集中しやすいというメリットがあります。ヒーリング効果のある音楽を使用すれば、リフレッシュ効果にもなるでしょう。

別の視点からでは、音楽で時間の区切りをつけるという方法もあります。例えば、残業軽減を目指すため、定時になったら毎回同じ音楽を流すことで、従業員への意識付けを促すことができます。

オフィス音楽を実行する方法はさまざまありますが、CDの場合は入れ替える手間、ラジオ放送の場合は楽曲を選べないというデメリットがあります。

そこで検討したいのが専用の音楽サービスの利用です。ジャンルも多彩なのでオフィスに合わせて音楽を選定できます。ただ、個人以外で音楽を利用する場合は著作権の範囲にも注意を配る必要があります。利用を検討する際は、著作権使用料が基本料に含まれているサービスを利用すると良いでしょう。

円滑なコミュニケーションで効率アップ

迅速な報告、連絡、相談を可能にするビジネスチャットツールも検討したいところです。スマートフォンなどでも使用することができるので、オフィスにいなくても円滑にコミュニケーションを取ることができます。メールとは違い、気軽なコミュニケーションを可能にするので、チームワークの向上にも役立つでしょう。

主な機能はテキストでやり取りするチャットツールになりますが、ほかにもタスク管理やビデオチャット機能によるWeb会議も可能。ビジネスチャットツールを1つ入れるだけで、幅広く活用することができるのがメリットです。

なによりもビジネス現場での使用を想定した高いセキュリティ機能を保有しているので、顧客情報などのやり取りも安全におこなうことができます。

自社に適切な方法やツールを見つけるのが鍵

生産性向上を実現させるための取り組みは多岐にわたり、今すぐに実践できるものも多くあることがわかっていただけたかと思います。しかし、大事なのは生産性向上の意義や目的を企業全体に浸透させ、従業員にも理解してもらうことです。

生産性向上は、取り組みを実施したからといってすぐに効果が見込めるものでもありません。忍耐力や時間、労力が必要になるため、長期的な目標設定だけでなく従業員の理解は欠かせないでしょう。さらに、最終的な目標を従業員が理解しないまま取り組んでいると効果に繋がりにくく、真の生産性向上とはいえません。最悪の場合は、施策が失敗に終わってしまうケースもあります。

これらのポイントを踏まえながら、企業の社風や解決策に合う方法やツールを模索していくことが成功への近道といえるでしょう。

時間を管理して業務の効率化

まず注目したいのが時間管理ツールです。「タイムトラッキングツール」などとも呼ばれます。時間管理ツールとは各タスクにかかる時間を計測し、グラフなどで可視化していくITツールです。タイムマネジメントの意識を高め、働き方の見直しを図る指標として活用できます。

作業ごとに時間を計測することで集中力も高まり、ほかのタスクに気をとられないというメリットもあります。マルチタスクは一見効率が良いようにも見えますが、同時並行で作業を進めることで効率が下がってしまうともいわれています。時間管理ツールを使うことで、マルチタスクを防ぐことができるのです。

さらに作業時間を記録として残せるので、無駄な作業がないかを客観的に見直すことが可能です。前回と比べて作業効率が上がっていれば、自身のモチベーションアップにも繋がるでしょう。複数人で使うことができる時間管理ツールもありますので、チームやプロジェクトでの時間計測にも活用できます。

オフィスにBGMという発想を。オフィスにBGMを流すだけでポジティブな効果がたくさん!
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