オフィス環境改善は働き方改革の一環！得られる3つの効果を紹介

オフィスの環境を改善して働き方改革を実行！

2016年8月に働き方改革担当大臣を新設して以来、国を挙げて「働き方改革」が進められてきました。働き方改革の大きな柱となるのは、長時間労働の是正や、一人ひとりの多様な能力を発揮できるダイバーシティ・マネジメントの実現です。

オフィス環境は社員一人ひとりの仕事の場であり、オフィス環境の改善は社員の働き方の改善に直結します。仕事を効率よく進められる環境があれば、仕事の生産性を上げ、労働時間を短縮できます。また、多様な働き方ができる環境であれば、ダイバーシティ・マネジメントを実現できます。働き方改革の一環として、社員一人ひとりにとって働きやすいオフィスをつくることが重要です。

オフィス環境改善で得られる効果3つを解説

オフィス環境を改善することで、以下の3つの効果が得られます。長時間労働を削減し、多様な働き方を選べるため、働き方改革にもつながります。

・1. 社員のモチベーションが向上する
オフィス環境の良し悪しは、社員のモチベーションに直結します。心地よいオフィスBGMが流れていたり、ワークスペースが整備されていたりするなど、自分の作業に集中できる環境であれば、社員一人ひとりが高いパフォーマンスを発揮できます。

また、社員同士のコミュニケーションが活発なオフィス環境であれば、常に新鮮な刺激が生まれ、お互いのモチベーション向上に役立つでしょう。

・2. 仕事を効率化して長時間労働を削減できる
オフィス環境の改善によって、日常業務の生産性も向上します。リフレッシュルームの設置により仕事のオンオフを切り替えたり、ペーパーレス化やテレワーク推進など情報通信技術（ICT）を導入したりと、多くの企業が生産性向上のための手を打っています。
効率よく仕事ができる環境をつくることで、社員一人ひとりの労働時間を圧縮できるため、長時間労働の是正にもつながります。

・3. 社員一人ひとりが多様な働き方を選べる
フリーアドレスやコワーキングスペースの導入など、自由な場所で好きなときに仕事ができる仕組みを整えることで、ダイバーシティ・マネジメントを実現できます。とくにフリーアドレス制では固定席を設けないため、個々人の事情に合わせた働き方が選べます。
また、社内のコミュニケーションが活性化するため、部署やグループの枠組みを超えて、社員一人ひとりの資質に応じた提案やアイディア創出が生まれます。

「働きやすいオフィス環境」の3つの条件

オフィス環境改善による3つの効果を得るには、

1. 快適に気持ちよく働ける
2. コミュニケーションがとりやすい
3. 自分の作業に集中できる

という3つの条件を満たしたオフィス環境を実現していく必要があります。
オフィス環境改善に着手する前に1つずつ確認してみましょう。

・1. 快適に気持ちよく働ける
社員が健康な精神状態で働けるということが、仕事がしやすいオフィス環境の条件です。そのためには、社員のメンタルヘルスを維持する仕組みをオフィス内に用意する必要があります。社員一人ひとりが気持ちよく働けることで、仕事の生産性が上がり、業務を効率よく進められます。

・2. コミュニケーションがとりやすい
社員同士でコミュニケーションがとりやすいことも重要です。議論や意見交換が活発化し、社内の人間関係が流動的になることで、多様な働き方が生まれます。近年、多くの企業がオフィスに開放的なスペースを設けるなどして、社内のコミュニケーションを促進する仕組みを導入しています。

・3. 自分の作業に集中できる
個人のワークスペースを整備することで、仕事の生産性が向上し、労働時間を短縮できます。「クリエイティブ・オフィス」という言葉に象徴されるように、オフィスを単なる仕事の場として捉えるのではなく、社員のポテンシャルを引き出すための場として考える必要があります。また、単に仕事に集中できるワークスペースを用意するだけでなく、業務の合間にリフレッシュできる場を用意し、仕事のオンオフを切り替えられるようにすることも大切です。

オフィス環境を改善する3つの具体例

実際にオフィス環境改善を行っていくうえで、参考になる具体例を3点ご紹介します。社内の働き方改革を進めたい方は、まず以下のような方法を参考にしてみましょう。

・1. 状況に応じてオフィスBGMをかける
オフィスBGMには、メンタルヘルス効果、マスキング効果、イメージ効果といった3つの恩恵があります。とくに社員の精神状態を健康に保つメンタルヘルス効果や、雑音をなくし集中力を上げるマスキング効果は、社員の働き方を改善するうえで重要です。

昼休みや休憩時間にはリラックスできる曲を、集中したい時間帯にはアップテンポな曲をかけるなど、状況に応じてオフィスBGMを使い分けることで、社員のモチベーションを適切にコントロールできます。

・2. ワークスペースとは別にリフレッシュできるスペースを設ける
普段の業務を行うワークスペースとは別に、リフレッシュするためのスペースを別途設けることで、仕事のオンとオフを切り替え、社員がより作業に集中できます。

お茶やコーヒーなどを飲めるちょっとしたスペースや、本格的なカフェテリアなど、会社の人員に合わせてリフレッシュスペースを配置しましょう。仕事の合間に気分転換してもらうことで、社員のストレスを軽減し、メンタルヘルスを健康に保つ効果も期待できます。また、リフレッシュスペースに社員が集まるようになれば、社内のコミュニケーションの活性化もねらえるでしょう。

・3. 固定席ではなくフリーアドレスにする
多様な働き方を実現するうえで、従来の固定席ではなく、空いている席を好きなタイミングで利用できるフリーアドレスの導入も有効です。毎回顔を合わせる人が異なるため、部署の枠組みを超えたコミュニケーションが実現し、新鮮なアイディアが生まれるきっかけになるでしょう。

オフィス環境を改善することで社内の働き方改革を進めよう

今回は、働き方改革の一環として、オフィス環境を改善することの重要性や、具体的な改善方法を解説しました。長時間労働を是正し、ダイバーシティ・マネジメントを実現するためには、オフィス環境の改善が第一歩です。オフィス環境の改善により、社員のモチベーションを向上させ、仕事を効率化できるため、結果として労働時間を短縮できます。

また、フリーアドレスやコワーキングスペースのようにレイアウトを工夫することで、社員一人ひとりの事情に合わせた柔軟な働き方を実現できます。オフィスBGMにも社員のストレスを軽減し、状況に応じてモチベーションをコントロールする効果が期待できるため、オフィス環境改善のアイディアがほしい方におすすめです。