オフィス環境改善は実践すべき！実際の事例から取り入れ方を学ぼう

オフィス環境改善には様々なメリットがあり大きな意義がある

近年、「クリエイティブ・オフィス」という言葉が注目されているように、オフィスは単なる仕事の場ではなく、社員の発想力や創造力を引き出すための場になりつつあります。オフィス環境を改善することで、社員のパフォーマンスや生産性を向上させ、さらにはコスト削減を狙えます。
そのため、オフィス環境を改善することには大きな意義があるといえます。

・2. 仕事の生産性がアップする
オフィス環境を改善すれば、仕事の生産性も向上します。コワーキングスペースを設けたり、情報通信技術（ICT）を導入したりと、多くの企業が生産性向上のためにオフィス環境の改善に着手しています。先述の「オフィスのモチベーションアップに関する調査」でも、88.8％の若手社員が、オフィス家具や備品といったオフィス環境の良し悪しが業務効率に影響していると回答しています。

・3. 無駄なコストを削減できる
オフィス環境の改善によって、コストの削減も可能です。社員の生産性を上げ、モチベーション高く仕事に取り組んでもらうことで、これまで無駄に費やされていた業務時間を削減できます。また、ICTを活用し、仕事を効率化することで、人員の削減に成功した事例もあります。オフィス環境改善は「出費」ではなく、コスト削減につながる費用対効果の高いアイディアです。

[注1] コクヨ株式会社: 「オフィスのモチベーションアップに関するアンケート」第2回目「オフィス環境」について[pdf]
https://www.kokuyo-furniture.co.jp/backnumbers/pdf/news20100819_2.pdf

オフィス環境を改善する際のポイント3選

オフィス環境改善では、それぞれのポイントをふまえ、社員のパフォーマンスを最大限に発揮できるオフィス環境作りに取り組むことが重要です。以下では、オフィス環境改善で押さえておきたいポイントを3つ解説します。

・1. 社員一人ひとりのワークスペースを充実させる
個人のワークスペースを充実させることで、社員の生産性が向上します。デスク周りのスペースを改善するだけでなく、デスクからの動線を考慮し、オフィスのレイアウトを検討しましょう。また、作業スペースやミーティングルームを別途設けるなど、多様な仕事環境を構築することで大きな成果が得られます。

・2. 社員同士のコミュニケーションをとりやすくする
社員同士でコミュニケーションがとりやすくなるスペースを設けることも重要です。オフィスのレイアウトを工夫したり、ミーティングルームを設けたりすることで、議論や意見交換を活発化できます。多くの企業がオフィスに開放的なスペースを設けることで、社員同士がコミュニケーションをしやすい環境を作っています。

・3. 快適で過ごしやすい環境をつくる
で過ごしやすいオフィス環境をつくることも大切です。とくに夏場や冬場は室温に注意し、多くの社員にとって快適な温度設定を行いましょう。また、間接照明を導入するなど、照明もオフィス環境の快適さに寄与します。

オフィスBGMの心理的効果も近年注目されています。ワークスペースではアップテンポな曲、リフレッシュルームでは落ち着いた曲をかけるなど、場面に応じてBGMを使い分けることで、社員のメンタルヘルスの健康を維持できます。

オフィス環境改善の実際の3つの事例を紹介

オフィス環境改善のポイントを理解していても、具体的な取り入れ方がわからないという場合も少なくないでしょう。ここからは実際の企業の導入事例を3つご紹介するので、オフィス環境改善のアイディアを探している方はぜひ参考にしてみてください。

・1. 仕事に集中できるワークゾーンを新たに設ける
社員一人ひとりが仕事に集中できるオフィス環境を構築するため、社員それぞれのデスクとは別に、作業用のワークゾーンを別途構築した事例があります。ワークスペースには仕切りが用意され、自分の作業に集中できる仕組みになっています。また、個人の好みやワークスタイルに合わせ、デスクタイプ、座敷タイプ、リクライニングシートなど、バラエティに富んだ選択肢が用意されています。

・2. フリーアドレスやコワーキングスペースを導入する
社員同士のコミュニケーションを活性化するため、固定席を設けないフリーアドレスや、共同作業の場所を用意するコワーキングスペースを導入した事例が近年増えています。また、オフィスにカフェスペースを設けて、仕事の合間にリフレッシュしつつ、社員同士で気軽に交流できるようにした事例もあります。

・3. オフィスBGMで社内の空気を一変させる
オフィス用のBGMには、社員の心身の調子を整えるメンタルヘルス効果や、雑音を消して集中力を高めるマスキング効果が期待できます。1日のタイムテーブルに合わせ、モチベーションを高めたい時間帯にはアップテンポな曲を、単純作業が続いてストレスが溜まる時間帯にはヒーリング・ミュージックをかけるなどの工夫を行い、職場の雰囲気を明るくすることに成功した事例があります。

オフィス環境改善に活用できる2つのサービス

オフィス環境の改善に取り組む際、既存のサービスを活用すると便利です。ここでは、オフィス環境改善に役立つサービスを2つご紹介します。

・オフィス専用の有線放送・BGMサービスを利用する
光回線やCSデジタル衛星を利用し、全国各地のオフィスにBGMを導入できるサービスが便利です。BGMをかける目的や期待する効果に合わせ、さまざまな音楽を選択できます。音響機器がないオフィスでも、チューナー、アンプ、スピーカーの設置や配線作業を行ってくれるため安心です。また、オフィスの状況に合わせ、最適なBGMをコーディネートしてくれるサービスも存在します。

・フリーアドレスの導入に役立つ座席抽選サービスを利用する
固定席を設けず、自由な働き方ができるフリーアドレスを導入する際にネックとなるのが、誰がどこにいるのかわからないという問題です。座席抽選サービスを活用することにより、その日の座席表を自動的に作成できるため、フリーアドレス制でありながら各人の所在を正確に把握できます。

オフィス環境を改善して社員の生産性やモチベーションを高める

今回は、オフィス環境を改善する必要性や、具体的な事例をふまえた改善案を解説しました。オフィス環境の改善によって、社員の生産性やパフォーマンスを高め、コストを削減できます。仕事に集中できるワークゾーンを設けたり、フリーアドレスやコワーキングスペースを導入したりする企業が増加しているため、社内状況に応じて取り入れてみましょう。また、オフィスBGMをかけることで、社員のストレスを軽減し、モチベーションの向上が期待できます。