オフィスフリーアドレス化で業務効率が上がる！強み弱みや成功のコツを紹介

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員が個々の自席を持たずに自由に働く席を選択できるワークスタイルのことです。
従来のような固定席を持たず空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。

オフィスのフリーアドレス化導入による3つのメリット

オフィスのフリーアドレス化を導入すると、企業や社員にどのようなメリットやデメリットがもたらされるのでしょうか。メリットやデメリットを知らずにフリーアドレス化を導入するのは無謀です。まずはメリットについて把握しておきましょう。

＜部署を超えたコミュニケーションが可能になる＞

従来のように部署ごとに固定された座席でのみ業務をする場合、他部署との関わりは「業務上必要最低限」となる可能性が高いですが、フリーアドレスを導入することで、部署の垣根を超えたコミュニケーションが生まれるなど思わぬメリットが生まれるかもしれません。 これは他部署の仕事を知るきっかけにもなり、複数の部署が関わるプロジェクトなどの作業効率アップに繋がる可能性があります。

＜スペースを有効的に活用できる＞

同じスペースに固定のデスクを置くよりも、フリーアドレスを導入したほうがオフィスのスペースを節約できます。
例えば、普段は外出している社員が多い企業の場合は好きな席を自由に使えるようにすることで、全員分の固定席を常に設置しておく必要がなくなります。そのため、社員が増えても即時にオフィスの移転や拡張を行う必要がなくなり、空いたスペースをコミュニケーションエリアやリフレッシュルームにするなどの、自由な活用も検討できます。

＜ペーパーレス化にもつながる＞

フリーアドレスの導入はペーパーレス化の促進にも繋がります。
自分専用のデスクがないということは、資料やファイルを置くスペースもなくなるため、資料をデータ化し、共有データファイルやクラウドなどに保存する必要が生じます。
これにより資料の共有がスムーズになったり、セキュリティリスクが軽減するだけでなく、紙や印刷費用の削減や省スペース化といった、コストダウンも実現することができます。

フリーアドレス導入による3つのデメリット

続いてフリーアドレスのデメリットもみていきましょう。

＜Wi-Fiの設置や社員のスマホの準備など初期費用がかかる＞

フリーアドレス化は、単に「机や椅子を用意すればいい」というだけではなく、初期費用が掛かる改革です。
どこでも働けるようノートPCが必要になりますし、同じような速度でつながるWi-Fiの設置も必要となります。
また、固定電話の代わりにクラウド電話を導入したり、社用携帯の支給を検討する必要も生じるかもしれません。他にもオフィスのレイアウト費や、その他クラウドサービスの導入費などが必要となる可能性もあります。
ただし、これらの費用は「オフィスの移転や拡張」よりは安価である場合が多く、同時に万が一の災害時を見据えた対応やセキュリティ強化といったような副次効果も得られるものもあるため、中長期且つ多角的な目線で検討することが重要です。

＜席の固定化・コミュニティが偏る危険がある＞

フリーアドレス化の特徴は、自分の好きな場所で仕事ができるという点です。しかし、それは逆に「好きな場所の取り合い」にもつながります。自分が好きな場所ではない所で仕事をする可能性もあり、不自由さを感じる人もいるかもしれません。
また気の合う人とばかり仕事をすることで、関わるコミュニティが偏ってしまうデメリットもあります。フリーアドレス化でコミュニケーションの幅を広げるはずが、自由であるがゆえに偏ったコミュニティを作ってしまうという可能性もあるのです。

＜所在がわかりにくく、連絡を取りづらい＞

固定された座席であれば、誰がいるかいないかがはっきりわかります。しかし、フリーアドレス化をすると、個人が好きなところで仕事をするため所在がはっきりしないというデメリットが発生します。そのため、一言声をかければ済むことも、電話かチャットなどのコミュニケーションが必要な場面も出てくるかもしれません。

フリーアドレス導入が向いている企業の特徴3つ

ここではフリーアドレスの導入が向いている企業の特徴を3つ紹介します。

＜ABWを推進している企業＞

ABWとは、仕事の内容や目的に応じて、社内外問わず最適な作業場所を選ぶ働き方のことで、アクティビティーベースドワーキング（Activity Based Working）の略称です。
フリーアドレスとは意味が異なり、ABWでは①働く場所が限られるかどうかと②導入目的が従業員目線での取り組みかどうかがポイントとなります。

つまり、ABWはオフィス内だけでなく自宅やコワーキングスペース、カフェなども働く場所の選択肢に入るという点でフリーアドレスの進化形ともいえます。
またABWの考え方は、従業員の働きやすさを重視した、従業員目線での取り組みです。
いきなり場所や時間を自由に選択する働き方にシフトする前に、まずはフリーアドレスを導入し職場を少しずつ進化させるというのもおすすめです。

＜フリーアドレスを推進しやすいワークスタイルである企業＞

例えば、ノートPCやタブレットなどモバイルワークを中心とした企業や、自由なワークスタイルを持つ企業となります。これらの企業は、場所や席の移動の際に持ち物が少なく、書類はデータ化され、コミュニケーションはチャットなどリアルタイムで行えたりと情報共有の仕組みをIT化している特徴が挙げられます。

このようなワークスタイルの企業なら、場所や席の移動に手間がかからないのでフリーアドレスを導入しやすいといえます。

＜スペースを有効活用したい企業＞

メリットとして前述した通りですが、フリーアドレスでは固定席とは異なり基本的に社員全員分の座席を用意する必要がありません。
その分空きスペースができ、コミュニケーションエリアや休憩室、WEBミーティングスペースという業務以外の場所として自由にスペースを有効活用することが可能となります。
他にも人員の拡大にオフィスの拡張が追い付かない企業や、オフィスの縮小を検討されている企業も検討ができるかと思います。

オフィスのフリーアドレス化導入で成果を出すためのコツ5つ

オフィスのフリーアドレス化導入で成果を出すために必要なコツは主に以下の5つです。

＜フリーアドレス導入の目的を明確化する＞

なぜオフィスをフリーアドレス化するのか理由を明確にしておきましょう。
「フリーアドレス化はおしゃれだから」「なんとなく社員のモチベーションも改善しそう」などの憶測で改善を進めてしまうと、中途半端な改善となり費用や時間の無駄となってしまうことも。
フリーアドレス化によって企業全体で得られるメリットは何か、社員にとって何が一番求められることなのかを明確にした上で進めていきましょう。

＜PDCAサイクルを活用して課題や問題を解決する＞

PDCAサイクルとは業務や行う事物においてPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価・点検）、Action（改善）を繰り返すことです。
オフィスのフリーアドレス化を進めていく中で、新しい課題や問題が生まれることはどの企業でもいえることです。それらに対し、PDCAサイクルを用いて解決を図ることは、良い成果を出すためには必要です。導入して満足とならないようにしましょう。

＜社員目線での改革を心がける＞

オフィスのフリーアドレス化は、最終的には企業の成果を出すための改善策です。しかし、挙げた成果のプロセスには必ず社員の努力や理解が含まれます。改善に失敗する多くの企業が、目先の利益だけを見てしまい働く社員の目線を忘れがちなのです。

そもそも社員の満足度が上がらないと良い成果が生まれることはない、といっても過言ではありません。担当者は実際にフリーアドレス化したオフィスで働いてみるなどして社員と同じ目線で改善ができるようにしましょう。

＜フリーアドレス導入前にルールを決めておく＞

フリーアドレス導入に際して懸念される問題として、座席の選び方や通信環境、席での商談の可否などが色々と挙げられます。フリーといえど、一定のルールを決めておかないと「何でもあり」のオフィスになってしまいかねません。可能であればフリーアドレス導入の前にルールを決めておくべきでしょう。

＜企業のスタイルにあったレイアウト・制度で進める＞

業務内容やシステムは企業によって様々です。机や椅子1つにしても、円卓にするべきなのか、パーテーションを設けるべきなのかなどどのような配置が社員の効率を上げるのにふさわしいのかを考える必要があります。自社の雰囲気や会社の風土に鑑みて、スタイルに合うように作り上げましょう。

Sound Design for OFFICEでフリーアドレスをさらに効果的

USENでは、音の“力”を探るために、大学や研究者の方々とともに、学術的な研究や調査を行っています。

＜オフィスBGMが社員間コミュニケーションに及ぼす効果についての研究＞

検証結果内容：
早稲田大学マーケティング・コミュニケーション研究所による共同研究の結果、BGMがあると垂直コミュニケーション（上司との対話）に対して活性化する効果が期待できることがわかりました。

フリーアドレスを導入しても、無音の空間だと何となく会話がしにくい…という雰囲気になってしまい導入の成果が果たせなくなることも。
適度な音が流れていることで話しやすい環境に変えることができます。

また、テレワークやハイブリッドワークを推奨している企業であれば「自宅よりも仕事が捗る環境」「出社したくなる環境」を創出することにも繋がります。

※研究内容の詳細はこちらをご確認ください

＜あらゆる効果が期待できる楽曲＞

他にも、「ストレス緩和」や「マスキング」などあらゆる効果が期待されています。
是非一度ご確認ください。

・ストレスを緩和する
・集中力を高める
・雑音をマスキングする