1. オフィスフリーアドレス化で業務効率を上げられる!強み弱みや成功のコツを紹介

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オフィスフリーアドレス化で業務効率を上げられる!強み弱みや成功のコツを紹介

オフィスフリーアドレス化で業務効率を上げられる!強み弱みや成功のコツを紹介

働き方改革の推進やノマドワーカー、フリーランスとして働く人が増えたことで、社内に固定の席を設けず、好きな席で仕事ができるようにする「フリーアドレス化」を進める企業が増えてきました。

今回は、オフィスのフリーアドレス化で成果を出すために必要なことを紹介します。あこがれや目先の利益だけでフリーアドレス化を進めることがないように、メリット・デメリットを理解したうえで、コツを押さえて取り入れましょう。

オフィスのフリーアドレス化導入による3つのメリット

オフィスのフリーアドレス化を導入すると、企業や社員にどのようなメリットやデメリットがもたらされるのでしょうか。メリットやデメリットを知らずにフリーアドレス化を導入するのは無謀です。まずはメリットについて把握しておきましょう。

・1. 部署を超えたコミュニケーションが可能になる
従来のように固定された座席でのみ業務をする場合、他部署との関わりはほぼありません。フリーアドレス化の導入で、部署の垣根を超えたコミュニケーションを可能にするメリットが生まれます。これはほかの部署の仕事を知るきっかけにもなり、他部署と関わるプロジェクトの作業効率アップにもつながるでしょう。

・2. スペースを有効に活用できる
同じスペースに固定のデスクを置くよりも、フリーアドレス化を導入したほうがオフィスのスペースを節約できます。たとえば、普段は外出している社員が多い企業の場合は、好きな席を自由に使えるようにすることで、全員分の固定席を常に設置しておく必要がなくなるでしょう。その分空きスペースができ、できたスペースを雑談部屋やリフレッシュルームにするなど、自由に活用できます。

・3. 自分専用のデスクがないためペーパーレス化にもつながる
フリーアドレス化の導入はペーパーレス化にも拍車をかけます。自分専用のデスクがないということは、資料やファイルを置くスペースもなくなるということです。これを嫌がる人は資料をすべて共有データファイルやUSBなどに保存し、データ化すると予想されます。これにより、紙や印刷にかかるコストや時間の削減が可能になるのです。

オフィスのフリーアドレス化導入による3つのデメリット

続いてフリーアドレス化のデメリットもみていきましょう。

オフィスのフリーアドレス化導入による3つのデメリット

・1. Wi-Fiの設置や社員のスマホの準備など費用がかかる
フリーアドレス化は多少の費用が掛かる改革です。「机や椅子を用意すればいい」というだけではありません。どこで働いても同じような速度でつながるWi-fiの設置、固定電話の代わりに1人の社員につき1つ、会社のスマホを支給する必要があります。ほかにもオフィスのレイアウト費や、クラウドサービスの導入費などもかかるため、安易な考えで導入すると損をするだけです。

・2. 席の固定化・コミュニティが偏る危険あり
フリーアドレス化の特徴は、自分の好きな場所で仕事ができるという点です。しかし、それは逆に「好きな場所の取り合い」にもつながります。自分が好きな場所ではない所で仕事をすることになり、不自由さを感じる人もいるかもしれません。

また、気の合う人と仕事をすることで、関わるコミュニティが偏ってしまうデメリットもあります。フリーアドレス化でコミュニケーションの幅を広げるはずが、自由であるがゆえに偏ったコミュニティを作ってしまう人もいるのです。

・3. 所在がわかりにくく連絡を取りづらい
固定された座席であれば、誰がいるかいないかがはっきりわかります。しかし、フリーアドレス化をすると、個人が好きなところで仕事をするため所在がはっきりしないというデメリットが発生します。そのため、一言声をかければ済むこともいちいち電話かチャットサービスが必要な場面も出てくるかもしれません。

オフィスのフリーアドレス化導入で成果を出すためのコツ5つ

オフィスのフリーアドレス化導入で成果を出すために必要なコツは主に以下の5つです。

・1. フリーアドレス化導入の目的を明確化する
なぜオフィスをフリーアドレス化するのか、理由を明確にしておきましょう。「フリーアドレス化はおしゃれだから」「なんとなく社員のモチベーションも改善しそう」などの憶測で改善を進めてしまうと、中途半端な改善となり費用や時間の無駄です。また、これといった成果を得られることもないでしょう。フリーアドレス化によって企業全体で得られるメリットは何か、社員にとって何が一番求められることなのかを明確にしたうえで進めていきましょう。

・2. PDCAサイクルを活用して課題や問題を解決する
PDCAサイクルとは業務や、行う事物においてPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価・点検)、Action(改善)を繰り返すことです。オフィスのフリーアドレス化を進めていく中で、新しい課題や問題が生まれることはどの企業でもいえることです。それらに対し、PDCAサイクルを用いて解決を図ることは、よい成果を出すためには必要です。決して一度限りで終わらせることのないようにしましょう。

・3. 社員目線での改革を心がけなければ意味がない
オフィスのフリーアドレス化は、最終的に企業にとってのよい成果を出すための改善です。しかし、上げた成果のプロセスには必ず社員の努力や理解が含まれます。改善に失敗する多くの企業が、目先の利益だけを見てしまい働く社員の目線を忘れがちです。

そもそも社員の満足度が上がらないとよい成果が生まれることはないといっても過言ではありません。担当者は実際にフリーアドレス化したオフィスで働いてみるなどして、社員と同じ目線で改善ができるようにしましょう。

・4. できればフリーアドレス化の導入前に導入後のルールを決める
フリーアドレス化のオフィスが導入されると懸念される問題には、座席の選び方や通信環境、会話の程度など色々と挙げられます。フリーといえど、一定のルールを決めておかないと、何でもありのオフィスになってしまいかねません。可能であればフリーアドレス化導入の前にルールを決めておくべきでしょう。

・5. 企業のスタイルにあったレイアウト・制度で進める
業務内容やシステムは企業によって様々です。机や椅子1つにしても、円卓にするべきなのか、パーテーションを設けるべきなのかなどどのような配置が社員の効率を上げるのにふさわしいのかを考える必要があります。自社の雰囲気や会社の風土に鑑みて、スタイルに合うように作り上げましょう。

オフィスのフリーアドレス化によって社員の自律性が試される

仕事には、程度の差こそあれ緊張感や社員一人ひとりの自律性が必要です。上司が近くにいることで仕事に身が入るという人もいるでしょう。逆に上司が近くにいるだけで萎縮してしまう人もいます。そういう人にとって、好きな所で仕事ができるオフィスのフリーアドレス化は価値のあるものです。

しかし、それと同時に「いかに自分の気持ちを律して仕事ができるか」も問われていることも忘れてはいけません。好きな所で仕事ができるとはいえ、それは社員全員の作業効率が落ちないこと、作業効率アップが見込まれていることが前提です。もしフリーアドレス化によって作業効率が落ちたり社員の帰属意識やモチベーションが低下したりするようであれば、その企業はオフィスのフリーアドレス化に不向きであったといわざるを得ないでしょう。

企業にとってプラスになるオフィスのフリーアドレス化導入を目指そう

オフィスのフリーアドレス化は、従来の固定座席と違い斬新であるため何かしらの変化をもたらしそうに思えます。しかし、実際は導入後に失敗を感じている企業もあり、その多くがオフィスのフリーアドレス化のメリットやデメリットを把握せず、なんとなく始めてしまったことが原因であるといわれています。
ただ、逆にしっかりとした導入準備を行った企業の多くは改善に成功しています。フリーアドレス化でよい成果を出すためには、しっかりとした準備をする必要があるでしょう。

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