シェアオフィスとは？選び方から効果的な活用方法をご紹介

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは「Share（共有）」と「Office（事務所）」を組み合わせた言葉で、一つのオフィスを複数の企業や個人が共有して使用する形態のことです。フレキシブルオフィスの一つです。 空間や、デスクや会議室などの設備を共有することでオフィス運用のコストを削減するメリットを持っています。作業スペースの共有を主な目的としており、起業やスタートアップの初期段階でオフィスを構える際に利用されるケースが多いです。

＜コワーキングスペースとの違い＞

複数の企業や個人が作業スペースを共有するオフィス形態を指す言葉で「コワーキングスペース」もよく使われますが、コワーキングスペースは、「Co（共同の）」と「work（働く）」を組み合わせた言葉で、コミュニティの形成と協業を重視しています。フリーアドレス制を採用している施設が多く、交流やコラボレーションを重視する人や、サテライトオフィスとして利用されるケースが多いです。

＜レンタルオフィスとの違い＞

レンタルオフィスもフレキシブルオフィスの一つですが、共有スペースのみ利用可能なことが多いシェアオフィスと異なり、レンタルオフィスは個室や専有スペースを確保することができる形態です。専有スペース内では、自由にデスクや椅子の配置を変更したり、荷物を置いたりすることができます。

近年では、シェアオフィスとコワーキングスペースの特徴を併せ持つ「ハイブリッド型」の施設も増えてきています。このタイプの施設は個室の利用も可能なケースがあるので施設ごとの特徴を確認することが重要です。

シェアオフィスのメリット

一般的にシェアオフィスはコスト削減のメリットがうたわれることが多いですが、他にも利便性の向上や事業に合わせた柔軟な変化などのメリットが挙げられます。

＜初期費用を抑えられる＞

通常のオフィスを借りる際に必要な敷金や礼金、内装工事費などが不要なため、初期費用を大幅に抑えることができます。また、オフィス家具やOA機器などもシェアするため、それらの購入費用も必要ありません。

＜利便性が向上する＞

都市部や駅前などのビジネスエリアに集中していることが多く、アクセスが良好です。営業職など外出が多い場合でも移動の合間などに利用することもできるでしょう。また、会議室やセミナールームなどの共有施設が充実しているため、顧客との打ち合わせやセミナーの開催にも便利です。

＜オフィスの拡大縮小が簡単＞

利用人数や利用スペースに応じて、契約プランを変更することができます。そのため、事業の拡大や縮小に合わせて、オフィスの規模やスペースを簡単に調整することができます。
事業に変化があった際も柔軟な対応が可能です。

シェアオフィスのデメリット

さまざまなメリットがある一方で、複数の企業や個人が出入りすることで「音」や「情報漏洩」に注意が必要となります。

＜雑音に注意＞

さまざまな人たちと同じスペースを共有するため、一社で使うオフィスよりも人の出入りや移動が多くなることが考えられます。
他にも、電話や会議などの声、作業音など さまざまな雑音で集中力が低下する可能性があります。

＜情報漏洩に注意＞

多くの異なる組織や個人が同じ施設を利用するため、情報の取り扱いには注意が必要です。
パソコンの画面を閉じずに席を離れたりすると画面を見られる事で情報漏洩が起きる可能性があります。また、インターネット回線はシェアオフィス内で共有となっている場合も多いので、データの取り扱いやウイルス感染に注意が必要でしょう。

＜内装や設備のカスタマイズが難しい＞

シェアオフィスでは、基本的に内装や設備は運営会社が用意しています。そのため、企業の個性やニーズに合わせて、内装や設備をカスタマイズすることは難しいのが一般的です。企業のカラーを打ち出したい場合は対応が難しいので注意が必要です。

「音」であればマスキングサービスを、「情報漏洩」であればデータの取り扱いを決定するなど適切な対策を考えた上でシェアオフィスを決定すると良いでしょう。

シェアオフィスの選び方

これらの特徴がある中で、シェアオフィスはどのように選ぶのが良いでしょう。選定する際のポイントを見ていきましょう。

＜立地＞

営業職など外出や取引先との打ち合わせが多い場合は立地をポイントにしましょう。また、オフィスは企業イメージにも直結するため周辺環境や建物の外観なども考慮した上で選択すると良いでしょう。
しかし駅前や都市部などの好立地なシェアオフィスは需要が高く、料金も高くなる傾向があるので注意が必要です。

＜サービス内容＞

利用できる設備、サービスは施設によって異なります。Wi-Fiの速度、プリンター、会議室、郵便受付、清掃、秘書サービス、キッチンなど、業務スタイルに合ったサービスが提供されているか確認した上で選びましょう。 また、マスキングサービスが設置されているオフィスであれば、シェアオフィスのデメリットである「雑音」が解消できるのでおすすめです。

＜料金プラン＞

料金プランは設備やサービス、立地などにより大きく異なります。
基本料金に加え、会議室の利用料、プリントアウトの料金、電話利用料、メールボックス利用料など追加で発生する費用があるかも確認しましょう。

＜セキュリティ＞

ビル自体のセキュリティはもちろん、オフィススペース内部のセキュリティも重要です。
たとえば、24時間ビデオ監視が行われているか、入退室管理がしっかりと行われているかなどを確認しましょう。また、Wi-Fi接続が安全であるか、パスワード管理がしっかりと行われているか、個々のデスクスペースでのプライバシー保護が行われているかなども確認が必要です。

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これは周波数が近い音を発生させることで片方の音が聞こえにくくなる現象を活用した効果です。
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