職場の整理整頓ができない人におすすめ！4つの法則で業務効率をアップする方法

職場の整理整頓ができない人の3つの特徴

職場の整理整頓ができない人には、3つの特徴があります。整理整頓の仕方を学ぶ前に、うまく整理整頓できない原因について知りましょう。

・正しい整理整頓の方法を知らないケース
まず、正しい整理整頓の方法がわからないという原因が挙げられます。両親が整理整頓を苦手としていたり、周囲からやり方を教えてもらえなかったりなどした結果、我流で整理整頓を試みてうまくいかないケースです。こうしたタイプの人は、整理整頓の法則を学ぶことで、問題を簡単に解決できます。

・不要なものをなかなか捨てられないケース
ものをなかなか捨てられない人も少なくありません。ものを捨てることに抵抗感を覚えたり、必要か不要かの判断がむずかしかったりするケースです。こういった方は、ものを捨てないデメリットについて知ることで、重い腰を上げ、職場での整理整頓の必要性を理解できます。また、シンプルで反復しやすい整理整頓術を学べば、ものを捨てられない人でもルーティンとして実践できます。

・心理的な不調が隠れているケース
整理整頓できない人には、心理的な原因が潜んでいることもあります。私生活や仕事が忙しかったり、片付けるのが億劫になってしまったり、メンタルの乱れが整理整頓できない原因となっているケースです。こうした方は、平常の状態では整理整頓ができる場合も多く、心の平静を保つ取り組みが必要です。

デスク周りの整理整頓と「業務効率」の3つの関係

デスク周りを整理整頓することと、業務効率の向上には、実は密接な相関関係が存在します。デスク周りがきちんと片付き、美しい状態がキープされているほど、業務効率が向上し、仕事のやる気が上がります。

・整理整頓することで心の余裕が生まれる
心の余裕がない状態だと、ついついデスクが散らかり放題になり、整理整頓できなくなってしまいます。しかし、デスク周りが乱雑で、必要なものを必要なときに取り出せない状態だと、仕事になかなか集中できず、ますます心の余裕がなくなる悪循環に陥ってしまいます。整理整頓されたデスクに向かうことで、スケジュール通りに仕事を進められ、心に余裕が生まれます。

業務効率をアップさせる職場の整理整頓術4選

ここでは、職場で役立つ整理整頓術を4点ご紹介します。仕事への集中力を増し、業務効率を改善するためにデスク周りを整理整頓しましょう。

・必要なものと不必要なものの2種類に分別する
まずは、デスク周りのもののなかで、必要なものと不必要なものの2種類に分けることが整理整頓の第一歩です。近年、断捨離というワードが注目されているように、ものをあまり持ちすぎず、潔く処分することも大切です。

本格的に整理整頓する場合は、まずデスクを空っぽにします。デスク周りのものが多い方は、デスクをいくつかのエリアに分け、エリアごとに分けて整理整頓を行うと視覚的にわかりやすくなります。分別する際は、今本当に必要なものかどうか、という観点で行います。日常的な業務フローをイメージし、フローから外れているオフィス用品は、思い切って捨てましょう。オフィス周りのものを減らすことで、目の前の仕事に集中し、能率的に仕事を進められます。

・オフィス用品を置く定位置を事前に決める
オフィス用品を置く定位置をあらかじめ決めることで、デスク周りを整頓できます。とくに日常的に使うもの、散らかりやすいものの2点は定位置を確保することで、ものを取り出すたびに散らばりにくくなります。たとえば、ペン、付箋、メモ、クリップなどは使用頻度が高く、散らかりやすいため、トレイやボックスなどを定位置にしておくと便利です。定位置を確保する際は、仕事の流れや業務フローをイメージし、手に取りやすい場所に決めましょう。

・便利な収納グッズを活用してすっきりした状態をキープ
オフィス用品をこまめにわかりやすくまとめられる収納グッズを活用しましょう。文房具類はペンスタンドを使えばまとめられます。使用する文房具類が多い場合は、細かく仕切られたタイプのものがおすすめです。パソコンのコードをケーブルクリップでまとめるだけでも、デスクが広々として見えます。

デスクが散らかる大きな原因の1つが書類です。書類は封筒にいれたまま、クリップでとめたままにせず、クリアホルダーにラベルをつけて保管することで、いつでも取り出しやすくなります。クリアホルダーをファイルブックスに一本化することで、さらにすっきりと書類をまとめられます。

引き出しの中も散らかりやすいため、空き箱や市販のボックスなどを活用し、仕切り収納でまとめると便利です。小もの類や筆記用具のほか、名刺なども箱にまとめることで、引き出しが視覚的にわかりやすくなります。

・リラックス効果のあるオフィスBGMをかける
整理整頓ができない理由として、心に余裕がなく、ストレスが溜まっているなど、メンタル面に不調がある場合も少なくありません。リラックス効果のあるオフィスBGMを導入することで、メンタル面の不調を解消できます。とくにジャズ、クラシック、自然音は、リラックス効果のあるα波を誘発するため、落ち着いたオフィスの雰囲気を醸成できます。また、オフィスBGMには雑音をかき消すマスキング効果もあります。もの音や話し声など、日頃意識していない雑音がストレスの原因であることも多々あります。オフィスBGMを導入することによって、仕事中のストレスを軽減し、デスク周りの整理整頓を行う余力が生まれるでしょう。

デスク周りをすっきりさせる4つの整理整頓術で業務効率アップ

今回は、職場の整理整頓に役立つ4つの方法を解説しました。デスク周りの整理整頓と、仕事の生産性には密接な関係があります。必要なものを必要なときに取り出し、余計なものが視界に入らない状態を作り出すことで、業務効率をアップできます。そのためには必要なものと不必要なものを分類したうえで、収納グッズを活用しましょう。また、整理整頓ができない原因として、心理的な不調が隠れているケースがあります。その場合はリラックス効果のあるオフィスBGMをかけ、心の落ち着きを取り戻すことが大切です。