大切な会議内容を話し合う会議室のマスキングはオフィスBGMで

情報漏えいのリスク対策

　情報漏えいのリスク回避は、いまやどのような業種においても必須の課題です。しかし、情報漏えいのリスクを懸念するあまり、オフィスのルールが厳しくなり過ぎて社員への締め付けになってしまうのも問題です。意見を出し合う場である会議でも、情報漏えい対策をしながら自由な意見を出し合う必要があります。オフィス内に会議室が個室として設けられていても、外部に防音効果があるとは限りません。会議室内で話している内容が室外に漏れてしまうリスクもないわけではありません。実際にオフィスBGMを導入したオフィスからは、無音で会議をしていたときよりもオフィスBGMを導入してからのほうが、マスキング効果が出たとの意見が多く出ています。

　また、個室の会議室を設置せずに、オープンスペースをミーティングに使用するオフィスも増えつつあります。個室でも音漏れが気がかりだったのに、オープンスペースではさらに情報漏えいリスクが高まって当然です。対策としては、会話内容をマスキングする効果のあるオフィスBGMを流す方法があります。同様の理由から、廊下やエントランスにオフィスBGMを流すのも効果的です。

音漏れを気にせず会議に集中できる

　個室でもオープンスペースでも、会議の内容が周囲に漏れてしまうのを心配して声をひそめながら会議するのは進捗などに影響が出てしまいます。発言が聞き取れずに聞き返すシーンが多くなったり、遠慮して発言を控えてしまったりする人も出てくるでしょう。会議に集中して誰もが遠慮なく発言できるような会議にするには、音漏れを気にしなくて済む環境が必要です。

　自分達の会議の音漏れを心配しなくて済むだけではなく、周囲からの雑音や会話を気にせずに済むのもオフィスBGMのメリットの一つです。会議の進行を止めてしまうような周囲からの雑音は、邪魔以外の何物でもありません。周囲の会話などが聞こえることで会議内容も聞かれている可能性が高いという心理が働き、自由な発言をしにくくなるデメリットが出てきます。

　周囲の音漏れを会議室内に影響させないためには、会議室にオフィスBGMを導入するだけでなく周囲の各スペースにもオフィスBGMを流すのが、さらなるマスキング効果につながるでしょう。パーティションだけで会議スペースが仕切られているような場合は、なおさらです。

オープンなスペースでも会議できる

コミュニケーションからアイディアが生まれやすい

　会議と一口にいっても、プレゼンテーションをする場になることもあれば、各自で考えてきたことを決める場にもなります。また、参加者が集まって話し合うことによって、会議で新しいアイディアが生まれることもあるでしょう。緊張感がみなぎって誰かしらが発言をためらうような会議では、よいアイディアが生まれる機会が損なわれてしまうかもしれません。

　オフィスBGMが流れている空間では、誰もが自然とリラックスできる効果があります。遠慮なく発言しやすくなり、クリエイティブなアイディアも生まれやすくなるでしょう。アイディアは、一人の創造力によってのみ生まれるわけではありません。コミュニケーションから生まれることも多く、斬新なアイディアを生み出し続けているオフィスでは社員の雑談が多いといいます。こうしたことからも、オフィスBGMによってコミュニケーションが深まることで、アイディアが生まれる期待が高まることがわかります。

　流れているオフィスBGMがきっかけとなって、話が弾むこともあります。「いい曲だけど、何の曲？」「わからないけど、ジャズっぽい。」など、曲名を知らなくても会話が進行してコミュニケーションが深まっていきます。もちろん、曲名を知っている人が曲について解説しても、そこから会話が密になっていくでしょう。何気ない雑談からも、仕事のアイディアにつながる意見が出ることで発想が柔軟になるものです。

意見を出しやすくなる

　オフィスBGMを導入しているオフィスからの意見で多いのは、精神的に余裕が出てくるというものです。会議に限らず、来客を迎える準備のときや、ルーティンワークをこなすときでも余裕があるのとないのとでは大きな違いがあります。ミスが少なくなって、気持ちよく人に応対できるのも、気持ちに余裕があるからこそです。それぞれが通常業務を中断して貴重な時間を使って会議に集まるからこそ、できるだけ多くの意見を出し合いながら有効な会議にしましょう。

　オフィスBGMには、気持ちのリズムを整える効果があります。普段は緊張しやすく、なかなか発言しにくい人でも、オフィスBGMのリラックス効果によって自分の意見を出しやすくなるでしょう。周囲への音漏れが気になって、発言を遠慮してしまう人にも同様の効果が期待できます。特にオープンスペースでミーティングをしている場合には、オフィスBGMのマスキング効果が発揮されて隣のテーブルや通行人に気を遣わなくても自由な会話を進められます。

　硬直した会議では、オフィスBGMがよい緩和役となってくれるでしょう。どうしても無音の中で会議を進めたいという場合には、オフィスBGMのボリュームを調節できれば便利です。オフィスBGMの選曲を時間帯で変えているオフィスであれば、会議の内容次第でタイムスケジュールをオフィスBGMと組み合わせてみるのも一つの方法です。