1. オフィスBGMで不快にならずに応接室のマスキングが可能

BGMでの快適なオフィス環境作り

オフィスBGMで不快にならずに応接室のマスキングが可能

オフィスBGMで不快にならずに応接室のマスキングが可能

社外からのお客様を迎える応接室は、オフィス内での位置や環境、内装といった配慮したい面が多いスペースです。特に気を付けたいのは、大事な会話を妨害しないことや会話が弾む空間であることです。これから詳しく応接室に快適なマスキング効果を施してくれるオフィスBGMについてご紹介します。

リラックスできる環境で来客を出迎え

 応接室は一般にお客様を迎えて落ち着いて会話をする場所です。緊張感のある場所でもあり、息づかいまで聞こえてしまうほど静かだと会話がなかなか弾みにくいこともあるでしょう。そうはいっても、廊下や隣室から音漏れしているような環境は応接室として好ましくありません。お客様としても話しにくくなり、オフィスに不快なイメージを抱いてしまう可能性があります。応接室では大事な商談などがおこなわれること少なくありません。会話への集中力がそがれてしまえば、貴重な時間を割いて会合する意味がなくなります。

 応接室で会話をスムーズに進めるためには、適度なリラックス感が必要です。音楽には人をくつろがせる効果があるため、オフィスBGMは応接室でお客様を迎えるのにふさわしいツールとなるでしょう。忙しい移動の合間に、ほんのひとときでもオフィスBGMで心身を安らがせることができれば、オフィスへのイメージアップにつながります。

 オフィスBGMを耳にしたお客様が、雰囲気のよさを感じてオフィスをほめたきっかけから会話が進行していくこともあります。和やかなムードで話がふくらみ、迎える側と訪問する側の双方が快い時間を有意義に過ごせることでしょう。堅くなりがちな雰囲気や会話が、オフィスBGMによって柔軟になっていきます。

 ときには、応接室内でお客様をお待たせしてしまうこともあるかもしれません。静けさが漂うスペースでお客様はひたすら待たされると不快になることもあります。待ち時間を不快にさせない効果を出してくれるのがオフィスBGMです。待ち時間の間にお客様の耳に入ったオフィスBGMが、アイディアを生み出す可能性もないわけではありません。オフィスBGMには心地よい環境を生み出すだけでなく、新たな企画を生み出す効果もあります。

好印象の声量で会話できる

 静かな空間では、会話している人の声がよく響きます。耳がよい人ほど、よく声が聞こえて自然と話声が小さくなりがちです。会話の内容が聞き取りにくくなるばかりか、会話の活気すらなくなってしまいます。あえて小声で話す内容であれば別となるものの、大らかに明瞭な発声で会話を弾ませたいときも多いでしょう。オフィスBGMのマスキング効果は、遠慮なく声を出して話しやすい雰囲気を演出します。

 また、オフィスBGMによるマスキング効果によって自分の声がどこかで聞かれて不都合なことにならないかという不安を消してくれます。防音室ではない限り、応接室で話した声が隣室や廊下に漏れない確実な保証はありません。オフィスに招かれるお客様だけでなく、招く側の人にとってもオフィスBGMでマスキング効果が出たほうが話をしやすくなります。

 オフィスによっては、常設の応接室を用意していない場合もあります。執務室の一画に、パーティションなどで仕切った応接スペースを簡易的に作っているオフィスは珍しくありません。あえてオープンなスペースのラウンジを応接室代わりにして、お客様を迎えているオフィスも増えています。オープンなスペースでお客様を迎えて商談などをする場合、メリットもデメリットもあります。メリットとなるのは、閉じられた空間で緊張しきってしまうようなことが減る効果です。リラックスしたほうが会話は弾み、オープンな場所のほうが適度にくだけた雰囲気で仕事の話やコミュニケーションを深められるでしょう。

 その一方で、オープンなスペースにお客様を迎えるデメリットとなるのは、オフィスの雰囲気全体がまる見えになり、周囲の会話なども耳に入りやすいということです。隣のテーブルでの商談が気になり、社員の業務上の会話が気になる機会も増えます。このような環境でも、オフィスBGMによってマスキングされていれば、適度な声量の会話で快く会話を進められます。

大事な話が室外に漏れない

大事な話が室外に漏れない

 通常の会話はもちろんのこと、応接室ではプレゼンテーションがおこなわれることも少なくありません。自社がお客様にプレゼンテーションする場合であれ、逆に取引先がプレゼンテーションしに来た場合であれ、室外に漏れてはならない内容であることに変わりないです。廊下に隣接していない応接室はなく、隣室に別の応接室があったり、会議室や秘書室が隣接してあったりします。大事な話をするからといって声をひそめるのでは、相手に伝える効果が弱くなりかねません。最大効果をもたらす話をするためには、ある程度の声量を出す必要があります。

 しかし、大声を張って伝えた内容が室外にまる聞こえになってしまわないかと、情報漏洩心配も大きくなります。オフィスBGMが流れていることで、応接室にいる人には室外に声が聞こえないという安心感が出てくるでしょう。期待していた以上の話ができる可能性が出てきます。実際、オフィスBGMが流れていると、室内外のマスキング効果が高まります。

室外の音に影響を受けない

 応接室が、別の応接室や会議室に隣接しているオフィスは珍しくありません。多数の人が利用する通路沿いに、応接室が設けられているオフィスもあるでしょう。このような場合、社員は応接室の周囲で大きな音を立てないようにと注意されているかもしれません。応接室の入り口に使用中の札をかけて、これを目印として社員が静かにするというようなオフィスもあるでしょう。

 しかし、このようなスタイルで社員が常に音に気を配るのでは、執務に影響が出かねません。適度にリラックスできる環境で仕事を進めることは、社員の執務効率にもつながります。お客様を応接室に迎えるたびに、執務の進捗が滞ってしまうのは考えものです。もちろん、応接室内にいるお客様も、室外から聞こえる音に敏感です。話の内容にかかわらず、人の声でも何らかの音でも不快に感じるかもしれません。些細なことでオフィスの印象が低下してしまう可能性があるため、注意が必要です。

 廊下や隣室から聞こえた社員の会話から、情報が漏洩してしまう危険もあります。オフィスBGMによるマスキングは、こういった場合に高い効果を発揮します。社員に会話をしないようにと厳しく注意するよりも、オフィスBGMを活用してマスキング効果を促すほうがデメリット軽減になるでしょう。

社員に身近になる応接室

 応接室はお客様を迎えるためのスペースであるものの、社内の人同士で利用する機会もあるでしょう。主に上司が部下を呼ぶ、あるいは役員同士が話し合いをするスペースとしても使われています。社員にとっては、応接室は緊張するスペースというイメージがあるものです。空間からして緊張感を与えるだけでなく、わざわざ応接室で話すことには緊張する内容が少なくありません。その点、オフィスBGMが応接室に流れていると、いくらか緊張感が和らいできます。応接室で話している内容が室外に聞こえにくいという安心感はもちろん、室内での相手との緊張した関係も和やかになってくるでしょう。

 このように、オフィスBGMがあることで社内のコミュニケーションもより円滑になってきます。すでにオフィスBGMを活用している多数のオフィスからも、社内の雰囲気がよくなった、コミュニケーションが深まったとの意見が多く寄せられているようです。応接室を身近に感じられるようにもなり、上司と部下との垣根を取り払うことにもつながるでしょう。

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