オフィス音楽を使った業務効率化の事例

業務効率化とは？定義や目的を紹介

まずは、業務効率化の意味を正しく捉えましょう。業務効率化とは業務遂行における「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除し、効率性を上げる考えです。
これは、業務にかかるコストの削減や生産性の向上へとつながってきます。残業時間が減れば、従業員の満足度向上も実現できるでしょう。

業務効率化と生産性向上の関係性

「業務効率化」と混同される言葉には「生産性向上」があります。より精度の高い業務効率化を実現するために2つの言葉の違いをしっかりと理解しましょう。
生産性向上とは、保有する資源を有効活用することで多くの成果を生み出すことを指します。ここでは投入した資源に対し、どれほど多くの価値を生み出せたかが指標になるのです。

業務効率化とは、前述したとおり時間や費用などを削減して効率を高める手法です。つまり、投入する資源を減らすことに重点をおいた取り組みと考えられます。生産性向上を実現するための手段の1つとして、業務効率化が存在すると考えるのが適切です。

個人でできる業務効率化とは

業務効率化とは、企業全体での取り組みだけでなく、個人でできることも多くあります。自身の業務の効率化を図ることで残業時間の軽減や個人のスキルアップにもつながるでしょう。
ここでは、手始めに取り組みたい業務効率化のアイディアを紹介します。

業務時間のルーティン化

メール確認などの作業は、あらかじめ時間を決めてルーティン化してしまうのが得策です。メールやチャットが届くたびにチェックしていると、取りかかっていた作業が中断されてしまうので大変非効率です。さらに複数のことに気を取られてしまうので、注意力も散漫になりかねません。
やはり、集中して1つの業務に取りかかる方が効率性が上がるといえるでしょう。

ポモドーロテクニック

集中力を高める方法として「ポモドーロテクニック」を取り入れるのも1つの手でしょう。
ポモドーロテクニックとは、集中して行う短い作業時間と小休憩を繰り返すことで集中力を持続させる時間管理術のことです。

人間の集中力は長くても50分程度しか続かないといいます。集中力が切れた状態で作業を続けると、非効率な上にパフォーマンスの低下にもつながることでしょう。
ダラダラと作業を行うのではなく、メリハリをつけて時間を管理することで作業効率を格段に上げることができます。

ビジネスアプリの活用

スマホなどでも使えるアプリを導入するという方法もあります。ビジネスアプリは今や企業全体で導入されているケースも多いですが、個人で活用するにもとても便利です。
スマホアプリの利点は、外出先でも操作が可能になる点です。とくに営業職など外出の多い方は、次のアポイントまでの間にスマホアプリを使って作業ができたならば、作業効率は格段にアップします。

今では、名刺管理アプリやコミュニケーションアプリなど多種多様なツールが開発されているので調べてみてはいかがでしょうか。

業務効率化を図るための手法

個人レベルで行える業務効率化のアイディアを紹介しましたが、やはり企業全体で効率化を図っていくためには、全社的な取り組みが欠かせません。
ここでは、業務効率化のために企業で実践できる手法をいくつか紹介していきます。

まずは社内で共通認識をもつこと

全社的に業務効率化を行う際には、従業員にも周知することが重要になります。
従業員が業務効率化の目的やメリットを理解できていない場合、意識レベルに差が出てしまい、取り組みがうまく進まない事態に陥ってしまうかもしれません。

業務効率化はすぐに結果が出るものではないので、従業員の士気を下げてしまうことにもつながるでしょう。取り組みに対して共通認識を持たせることが重要なポイントになります。

業務効率化ツールの導入

業務改善を行うために、現在の業務内容を全て可視化し、課題を洗い出す必要があります。改善が必要な業務が明確化したら、全社的に業務効率化ツールを導入するのも1つの手です。

業務効率化に特化したITツールは様々あります。伝票入力や経費処理などの単純作業を自動化させるRPAツール、プロジェクトの進捗管理をサポートするタスク管理ツールなど、あらゆる場面で役に立ちます。

気になるツールを見つけたら、まずはお試し版などで試してみるとよいでしょう。

職場環境の見直し

働きやすい職場環境を作ることは、従業員の作業効率向上につながります。例えば、資料が整理されていないと探す時間がかかり、効率の低下を招きます。
整理整頓だけでなく、カフェスペースなど従業員がリフレッシュできる空間を作れば、従業員同士のコミュニケーションのきっかけづくりにもなります。活発なコミュニケーションは、業務効率の改善にも一役買うでしょう。

職場環境の見直しで重要なのは、従業員が集中して業務に専念できるような環境を整えることです。オフィス環境が整えば従業員の意識変革にもつながり、業務効率化への第一歩を踏み出せます。

オフィス音楽を使った業務効率化の改善事例

先ほど紹介した手法のうち、職場環境の改善に着目して具体的な事例を紹介します。
今回は、オフィス音楽を導入して従業員の働き方や意識の変革が起きた事例をピックアップしました。

コミュニケーションの活性化

あるメーカーでは職場環境の改善を目的にオフィス音楽を導入しました。手始めにカフェエリアのみで実施したところ、適度な音楽が流れていることで無音の時より話しやすくなったといいます。

これには音楽のマスキング効果による影響が大きいと考えられます。マスキング効果とは2つの音が重なることで一方の音が聞き取りにくくなる現象のことを指します。音楽を流すことで、オフィスの話し声や電話の声が軽減されるため、周りを気にせずにコミュニケーションがとれるようになったのでしょう。

結果的にアウトプットの質が向上し、今後の業務の効率化にも期待が持てるようになったそうです。

残業時間削減に成功

2つ目の事例は不動産会社です。メリハリのある環境をつくるために4種類の音楽を活用しています。
中でも特徴的なのは就業時間に「ロッキーのテーマ」を選定したことです。音楽のテンポも相まって、従業員はてきぱきと帰り支度を行うようになったといいます。毎日同じ音楽を使用することで習慣化を実現。結果、残業を33%削減することに成功しました。

これは、音の感覚や感情をコントロールする力を活用した事例と言えるでしょう。この事例のようにオフィス音楽によって意識付けを行うことでメリハリのある働き方が実現でき、業務の効率化を強力に後押ししてくれます。

作業ストレスの改善で効率アップ

3つ目の事例は、食品卸の専門商社です。オフィスの狭さから受付業務に支障が出てしまうことが問題でした。電話内容をパソコンに入力する業務があり、FAXや電話での話し声が24時間響いていると気が散ってしまい業務が滞ってしまう場面もあったといいます。ストレスとなってしまうのは当然といえるでしょう。

そこでオフィス音楽を導入し、モチベーションアップにつながる音楽を流したところ従業員の作業効率改善に影響を与えたといいます。これは先ほどの事例でもあった適度なマスキング効果と、音楽による集中力アップが要因といえるでしょう。

結果、ストレスが軽減され、職場の雰囲気も明るくなるなどの成果がみられました。

業務効率化で生産性向上を目指そう

業務効率化を行うことで従業員の満足度や、企業の生産性向上にもつながることがわかっていただけたでしょうか。
企業により解決したい課題は異なりますので、業務効率化の手法には正解がないともいえます。業務効率化は成果がすぐに現れるわけではないので、継続的に取り組める手法を導入するのも重要です。

今回紹介したもの以外にも、業務効率化の手法は様々あります。自社にあった方法を見つけて、生産性の向上を目指していきましょう。