働きやすい職場と働きにくい職場に見るその違い

さまざまなビジネスツールが登場したことで、職場の無駄が省け働きやすいオフィスが生まれています。ですが、ツールだけではどうにもならないオフィス環境の問題点もあります。

そこで今回は、働きにくいと感じられるオフィスと、働きやすいオフィスの特徴を紹介します。

働きにくいと感じられるオフィスにみられる3つのポイント

従業員が働きにくいと感じるオフィスは、音と残業という2つに注目してみてみましょう。
雑音の多さや反対に静かすぎるといった問題が、自分の会社に当てはまるかを確認してみてください。

・1. 雑音が多くて集中できない
雑音が多いオフィスではなかなか集中できません。マイナビニュースが行なった調査では、職場で周囲の人の音が気になったと答えた人は55.5%にのぼり、調査対象の半数以上が、オフィス内の雑音が気になっていることがわかります。
気になる音はさまざまで、例えば鼻をすする音や咀嚼音、話し声、キーボードを打つ音などが挙げられます。[注1]

オフィスである以上、キーボードを打つ音や、コミュニケーションとして会話することは仕方がありませんが、あまりに雑音が多いと従業員の集中力が欠けてしまいます。

[注1] マイナビニュース：気になる職場での「音」ハラスメント。自覚を持つことが改善への第一歩！
https://news.mynavi.jp/article/20180324-605733/

・2. 静かすぎて集中できない
雑音が多く、ストレスを抱えるのとは反対に、静か過ぎても業務に支障がでてきます。例えば、誰かに質問したくても、室内が静かすぎるため、萎縮して話しかけるタイミングがつかめず、業務が停滞してしまう可能性もあります。

喫茶店のように、ある程度、周囲に音がある方が、仕事が捗るという経験をした人もいるかもしれませんが、オフィスも同様に静かすぎると仕事の進捗が悪くなってしまいます。

・周りが残業をしていてなかなか帰りづらい
働き方改革が叫ばれるようになって、ノー残業デーなどを設けている企業も多数あります。一方でいまだに残業が習慣化している企業があるのも事実。このように残業が習慣化している企業に新入社員が入社した場合、上司よりも先に退社することが難しくなってしまいます。

マイナビ学生の窓口が調査した結果では、業務が完了しているのに、上司や先輩が残っているために退社しなかった「付き合い残業」をしたことがある人は。65.9%と半数以上にのぼっています。[注2]

また、過度な業務量を背負わされたことで、残業ばかりが続くようなオフィスも働きやすいとはいえません。

[注2] フレッシャーズマイナビ学生の窓口：約7割の社会人が「付き合い残業」した経験あり！「先に帰ると上司のイヤミが……」
https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/35503

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働きやすいオフィス環境にみえるその特徴

働きやすいと感じるオフィスにはそれぞれ特徴があります。
この特徴を押さえることで、オフィス環境改善につながります。

・3. 人間関係が良好で従業員間でコミュニケーションがとれている
働きやすいオフィスの特徴として、人間関係が良好で、従業員間で適切なコミュニケーションがとれているという点が挙げられます。ストレスフルで、ピリピリとした雰囲気ではなく、役職関係なくコミュニケーションがとれていれば、闊達な意見交換ができますし、仕事を進めるうえで重要な報連相もしっかりと行えます。

・業務量が適正に割り振られている
業務量が適正に割り振られていれば、過度な残業もなくなります。また、業務量が従業員によって、不均等であるにもかかわらず、それが評価されていない場合、従業員によっては不公平に感じ、離職してしまう可能性もあります。

オフィス環境改善の2つのポイント

オフィス環境を改善するためには、従業員の業務環境や動線を確保することが必要です。

・1. 従業員の業務環境を充実させる
仕事に集中するためには、従業員の業務環境を充実させる必要があります。例えば、デスクからコピー機までの導線をスムーズにすることや、書類がデスクに収まりきらないほど溜まっていれば、キャビネットなどを用意して、デスクのうえを整理するなどが挙げられます。

また、リフレッシュルームの設置もおすすめです。人間は集中する際にβ波が脳内で出ますが、これは90分ほどが理想とされています。それ以上では、頭が疲れてきてしまい、パフォーマンスが低下することが懸念されます。
そのため、定期的に従業員が休憩・仮眠できるようなスペースを用意しておくとよいでしょう。そのような場所であれば従業員同士のプライベートな会話も弾むため、コミュニケーションも闊達に行われます。

・2. 部署間・従業員間の動線を確保する
チャットツールをはじめ、コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、企業によっては、適したツールを導入しています。そのため、チャット上での業務のすり合わせややり取りも多くなっています。ですが、細かいニュアンスは文面ではなかなか伝えきれません。例えば、業務上のミスを注意しようにも、文面ではそっけなく感じてしまう可能性もあります。
そのため、顔を突き合わせたコミュニケーションは必要。そのような時、デスク間の導線が確保されていないと、移動するのが億劫になってしまい、結果、大切なことが伝わらず、ミスが起きてしまうかもしれません。そのため、部署間・従業員間は、スムーズに移動できるような動線を確保しておきましょう。

オフィスBGMが職場改善にもたらす効果

職場環境を改善するには、オフィスBGMも効果的。その理由は音楽が人に与える影響力にあります。

・音楽がもつマスキング効果で雑音のイライラを解消
音楽には、同じ周波数の音をかき消すマスキング効果があるとされています。そのため、業務中に感じる、雑音に対するイライラを解消することが期待できます。
また、ワンフロアで個室がないオフィスであれば、マスキング効果によって、打ち合わせの会話が漏れるといった心配も解消してくれます。

・音楽でストレスフルな社内のピリピリを解消
音楽にはストレスを解消する効果が期待できます。人はストレスを感じる時に、「コルチゾール」というホルモンが増加します。ある実験では、音楽を聴いたグループと聴かなかったグループで、唾液中のコルチゾール量を検証。その結果、音楽を聴いたグループにはコルチゾールの低下がみられたと報告されています。[注3]

また、音楽には気持ちをリラックスさせる効果もあります。これはクラシックや環境音に含まれる「1/fゆらぎ」がもつ特性です。この「1/fゆらぎ」は周波数の一種ですが、この周波数は、リラックス時に分泌されるα波分泌を誘発します。そのため、モーツァルトやバッハなどのクラシック音楽を、オフィスBGMとして流すことで、従業員のストレス低下が見込めます。

・行動誘導効果で無駄な残業をカット！
音楽には人の行動を誘導する効果があります。例えば、徒競走でテンポの速い曲がかかるのは、この効果を狙ったためと考えられています。
この行動誘導効果を見込んで、終業前には、決まった音楽をオフィスBGMとして流してみましょう。そうすることで、徐々に「この曲が流れてきたからそろそろ帰ろう」という意識が芽生え、無駄な残業も減らせます。