オフィスのイメージに合わせた雰囲気作りをする選曲のコツ

企業によって事業内容が異なるように、オフィスにもそれぞれのイメージがあるでしょう。オフィスのイメージに、企業のイメージが影響されることもあります。ここでは、オフィスのイメージに一役買ってくれる選曲のコツについてお話しましょう。

箱からより人から考える環境作り

　オフィスの環境改善というと、一般にデスクの配置やミーティングスペースの移動あるいは設置などをイメージしがちです。休憩スペースや食事スペースを改善・確保したい、受付の印象をよくしたいというような考えも出てくるかもしれません。これらは全て、箱で考えた環境改善のイメージです。しかし、箱は入れ物であり、入れ物は仕事をしてくれるわけではありません。オフィスの環境改善が何を目的としているかを考えれば、入れ物を変えても生産性に継続できる大きな変化は訪れないことがわかるでしょう。

　仕事をするのは、オフィスワーカーです。オフィスの環境を改善して生産性をアップするには、人を中心に考えた変化が肝心なのです。働く人がどのように動けるかを追求すると、働き方に改革が訪れます。

オープンオフィスのミーティングスペース

　生産性のあるオフィスでは、働く人が活気づいています。オフィスワーカーが活気づいている職場は、コミュニケーションが盛んです。逆にコミュニケーションがないオフィスでは、非効率的な作業をしている可能性があります。オフィスでのコミュニケーションを活性化するには、主に3つの環境改善を図るのが効果的です。それは、見える化、ミーティングスペースとマグネットスペースの設置です。

　見える化は書類の作り方などでもいわれるようになりましたが、オフィスという意味では誰がどの場所で何をしているかが見えやすい環境を指します。背の高いキャビネットや間仕切りがあるオフィスでは、自然とオフィスワーカーが何をしているかが見えにくくなります。効率よく働いている人もいれば、非効率な作業をしている人がいる可能性もあり、それぞれが目につかないのが問題です。最近では、見えないオフィス環境が漏洩の問題にもつながりかねません。

　オープンオフィスにも様々なデザインがあり、1人1人のデスクがよく見えるだけでなく、ミーティングスペースがオープンになっていて参加自由の会議を開いているようなオフィスもあります。何より重要なのは、気軽に会話が生まれやすいという空間です。課題に必要な会話もありますが、切り出すきっかけをつかみにくい人もいるでしょう。何気なく会話をしたなかで、アイディアが生まれることもあります。そのような会話スペースがオフィス内に複数あれば、必然的にコミュニケーションの機会は増えてきます。

マグネットスペースでコミュニケーションの活性化

　マグネットスペースには、人が偶発的に出会うという意味とマグネットなどの必要なオフィス用品が揃っている場所という意味があります。日頃あまり会話をすることのない人同士があいさつをするだけでも、マグネットスペースにはコミュニケーションを生む場としての価値があります。コピー機が集まっていたり、コーヒーサービスがあったり、ゴミ箱が置かれていることもあるでしょう。このような場所にもオフィスBGMが流れていると、コミュニケーションを引き出すのに効果的です。

　中には、階段にリラックスできるようなBGMを流すことで、エレベーターより階段を使う人が増えたというオフィスも出てきています。これもまた、意外な場所で人が出会うようなきっかけを作った例です。

分業型からグループワーク型へ

　従来のオフィスは、大部屋にデスクが並んでビジネス情報を処理するシステムを指していました。デスクで組織図を配置したようなオフィスも多く、分業によって成り立っているのが一般的なオフィスだったのです。現在ではコンピュータによって進められる作業も多いことから、分業スタイルの作業は見直されています。反対に多くなっているのが、1人1人がアイディアを出し合って共同作業をするような仕事の仕方です。オフィスでの作業は、デスクワークからテーブルワークへと変換しつつあるのです。

　オフィスのスタイルは働く人の目的や作業の種類によって変化しますが、これからの理想はオフィスワーカーが主体となったワーキングスペースです。変化や多様性に適応しやすいのも、このスタイルのオフィスのメリットです。情報処理はコンピュータがしてくれますから、人はより知的な創造によって生産性を高めるとよいでしょう。

働き方の改革

　生産性を上げるのはオフィスワーカーで、オフィス環境はそのヘルプをする立場です。海外の著名な経営学者によると、かつての労働者はシステムのために働いていたといいます。システムの中で働くことにより、システムの性能そのものが生産性の重点になっていたのです。しかしこれからも生産性を高め続けるためには、システムの性能を追求しても限界があります。人が生産性を左右するためには、人がシステムを働かせることこそ重要なのです。

　コミュニケーションを活性化することで生産性が上がると見込めるのであれば、コミュニケーションが活発になるようなオフィスデザインを試してみるのがよいでしょう。環境からもたらされる生産性へのメリットは、まだまだ未知数です。その意味では、オフィスBGMもいろいろ試して効果を検証していく価値があります。

ミーティングスペース不足の解消

　多くのオフィスでは、ミーティングスペースの不足が叫ばれています。これは、オフィスワーカーの行動を抑制してしまっていることにもつながります。ミーティングスペースにも大きく分けて2種類あり、今必要とされているのはラウンジのように気軽に人と顔を合わせられるスペースです。というのも、他人に話を持ち掛けるときに場所が必要になり、予約しなければならないのではきっかけをつかみにくくなることがあるためです。

　同僚でも上司でも、数分話し合えることと声を掛け合えることは重要です。スペースを予約するほどのミーティングとなれば、時間の確保も事前に必要になります。スケジュールを確保している間に、話し合いが遅れてしまうのは目に見えています。今すぐに少し話せないかと持ち掛けて気軽に移動できるようなスペースがあれば、スピーディーに仕事の話がまとまることもあるでしょう。このことからも、オープンな環境にミーティングスペースを設けることが注目されています。

ストレスを緩和する音楽

　オフィスのデザインは、BGMからも作られていきます。なぜなら、オフィスBGMはオフィスワーカーのメンタルヘルスに重要な役割を果たすからです。人は給料を得るためや生きがいを見出すためなどに働きますが、いずれにしても幸せにつながる働き方をする必要があります。仕事を通じて幸せな自己実現ができていないと、メンタルに不調を訴えやすくなります。どんな人にも成功もあれば失敗もありますが、幸せのための目標を設定して働いている人はストレスへの抵抗力や耐性を備えているといいます。

　働く目的が確立されている人にも、未確立の人にも、オフィスBGMがメンタルヘルス対策として効果を発揮します。オフィスBGMによってコミュニケーションが活性化されたり、仕事が上手くいったりすれば、オフィス全体のイメージが明るくなるでしょう。そのためには、選曲も重要です。時間帯によって音楽のジャンルを変えたり、BGMを流す場所を工夫したりするのも効果的です。実績のあるオフィスBGMの提供者に選曲を頼ってみるのも、おすすめします。