来客者様に企業のイメージを植え付けるオフィスBGMによる空間デザイン

オフィスを訪問したお客様は、オフィス空間を見てその企業について様々な判断をします。来客があったとき、空間デザインと同等に雰囲気作りに影響をおよぼすのがオフィスBGMです。ここでは、来客者様によいイメージを与えるオフィスBGMについてお話します。

階段や通路が積極利用されるオフィス

　オフィスにお客様が訪れたとき、最初に足を踏み入れるのはエントランスや階段、通路などです。これらの場所にオフィスBGMが流れていると、来客者様は自然にリラックスした気持ちになれます。これにより、打ち合わせが上手くいったり、お互いに好印象を持てるような出会いにつながったりするでしょう。

　オフィスBGMから直接影響を受けるだけでなく、BGMによい影響を受けているオフィスワーカーが好印象を持たれることもあります。実際、階段にリラックスできるようなBGMが流れていることで、エレベーターよりも階段を利用する人が増えて来客者様が余裕を持ってエレベーターを利用できるという効果もあるのです。

間仕切りのない開放感

　見える化されたオフィスは、誰がどこで何をしているかが一目瞭然です。それは、社内の人にだけでなく、外部からいらした来客者様にとっても同じことです。間仕切りがなく、ガラス張りのミーティングルームが設置されたようなオフィスは、明るく開放的なイメージを与えます。ときには、ミーティング最中の様子が来客者様の目にとまることもあるでしょう。活気のある話し合いがおこなわれている様子がうかがえれば、これから来客者様がおこなうミーティングにも期待を持ってもらえます。

　オフィスによっては、間仕切りを作らないばかりか、個人のデスクを固定せずに毎日違った席で作業できるようなスタイルにしているところもあります。フリーアドレス制によって仕事することでもコミュニケーションが活気づき、フレッシュなオフィスの印象を与えることができます。落ち着いて作業ができないと思われがちですが、毎日異なる席で仕事ができる人に育つのもフリーアドレス制のメリットです。

会話が活発な明るい環境

　会話によるコミュニケーションを活発化するには、話しかけやすい環境作りが重要です。コミュニケーションは、直接の対話でなくてもメールや電話、メッセンジャーなどを使うことでも実現します。オフィスによっては、直接の会話を禁止して社内でのコミュニケーションをメッセンジャーかメールのみで取るようにルールが決まっているところもあるほどです。

　しかし、直接の対話とメールなどでのコミュニケーションは質が異なります。理想的なのは、直接の対話によって気軽なコミュニケーションをおこない、効率のよい仕事を目指すことです。とはいえ、直接声をかけにくいがために会話が成立しないということもあるかもしれません。相手にネガティブな発想があると、お互いに距離を置きがちです。するとオフィスにストレスが生まれて、全体的な印象が暗くなってしまいます。明るいオフィスとは、ストレスが少なく人やチームに無理なく寄り添える要素を持っているものです。この課題を解決することで、来客者様にも一目で好印象を与えられる明るいオフィス作りがかなうでしょう。

ユニークなデザインや配置

　他の企業と差別化を図った個性的なオフィスは、多くの人から注目されます。新しいことや成功率の高い仕事をしてくれるのではないかというような期待も持たれ、ユニークなデザインのオフィスにしたいと希望する企業も増えてきました。例えば、オフィス全体が公園のようなデザインになっていたり、来客者様からも見えるような位置にカフェスペースが設けられていたりと、従来の日本のオフィスからは想像もつかないような斬新なデザインが生まれているのです。

　ユニークなデザインや配置のスペースにオフィスワーカーが集うことで、常にフレッシュな気持ちになり、コミュニケーションやアイディアが生まれやすいというメリットがあります。よい意味で無駄を作ることが、効果的な余裕を生むのです。一気にオフィスデザインを変えることが難しい場合でも、オフィスBGMから変化をつけてみるという手があります。場所を動かす必要はなく、音楽を流すことでコミュニケーションを活性化させることや、明るい雰囲気のオフィスにすることができるでしょう。

居心地のよいエントランス

　エントランスは、オフィスを訪問したときには必ず通るスペースです。ときには、訪問時と帰るときだけでなく、合間にエントランスで来客者様が過ごすこともあるでしょう。エントランスに、オープンなミーティングスペースを設けているオフィスもあります。これは開放的なイメージがある一方で、会話内容が漏れてしまうのではないかという懸念が来客者様に生じるかもしれません。そんな懸念を解消してくれるのが、オフィスBGMです。

　オフィスBGMを導入している企業の中には、エントランスを社員も来客者様も自由に使えるようにしているところがあります。来客者様に聞かれては困るような会話が漏れずに済んでいるのは、オフィスBGMのマスキング効果が活きているからです。エントランスでノートPCを操作して仕事をしている社員を見かけた来客者様は、自由な社風の企業だという印象を受けるでしょう。それが好印象につながれば、お互いによいつきあいにつながる可能性があります。

　エントランスで気軽にミーティングがおこなえると、来客者様を迎えるたびにミーティングルームを確保する必要性も減ってきます。ミーティングルーム不足に困っているオフィスでは、スペースの心配も予約の手間も不要になり、ストレスが解消します。それだけ本来の仕事の打ち合わせ内容に力を入れやすくもなるでしょう。

リラックスできるラウンジ

　オフィス内に、カフェテリアスペースを作る企業は増えています。リラックスできるラウンジのような空間を社内に複数設置している企業もあります。こうしたスペースでは、広すぎても狭くても音の問題が生じがちです。声が大きく響いて会話内容に気を遣わなければならなくなると、本音でのコミュニケーションが難しくなります。来客者様にも緊張感を与えて、発言に遠慮させてしまうかもしれません。オフィスBGMが導入されていると、このような問題は軽減され、和やかな雰囲気で来客者様を迎えることができます。こうした空間では、シチュエーションに合わせて選曲を変えて、より効果的にオフィスBGMを活用することも可能です。

安心して応接できるスペース

　オープンなスペースは開放的で明るいイメージを与えるメリットがありますが、場合によっては応接スペースで来客者様を迎える必要もあるでしょう。安心して応接できるスペースは、他の部屋とは隔絶されていなくても作ることができます。オフィスBGMを利用すれば、どの場所を応接スペースに選んでも大事な会話を漏らす心配がありません。

　オフィスによっては、社長も上司も部下もなくオープンなスペースで仕事をしていることもあります。普段はミーティングスペースにもなる部屋を応接スペースにして、来客者様を迎える機会もあるでしょう。オフィスBGMが導入されていれば、空いている部屋を気軽に応接スペースにしていつでも自由に来客者様と打ち合わせができます。特別によそゆきの装いをしなくても、いつものスペースを応接に使えることからお互いにリラックスした打ち合わせを進めることができるはずです。