1. 働き方改革でオフィスも変化!社員が働きやすい快適な環境について解説

BGMでの快適なオフィス環境作り

働き方改革でオフィスも変化!社員が働きやすい快適な環境について解説

働き方改革でオフィスも変化!社員が働きやすい快適な環境について解説

総務省が打ち出した「働き方改革」により、企業はさまざまな改革を進めています。その中でもオフィス内の環境整備に着手している企業はとても多く、現代では社員が物理的にも心理的にも働きやすいと感じられる環境づくりに注目が集まっています。

そこで今回は、社員が働きやすいと感じる快適な環境のオフィスとは何か、そしてその実現のためにできることを解説します。

「快適なオフィス」とは配慮の行き届いた空間である

そもそも「快適なオフィス」の感じ方は人それぞれであり、100%正解はありません。そのため、オフィスの中を先進企業のように改革したからといって必ずしも改革の成果を得られるとは限らないのです。

快適なオフィスとして厚生労働省は、

*作業環境:空気の汚れや臭気、温度などが適切
*疲労回復支援施設:休憩室などの疲労やストレスを緩和させる施設の設置
*職場生活支援施設:洗面所やトイレなど職場生活で必要なる施設の設置

といった指針を打ち出しています。
ですが、これだけでは快適なオフィスとはいえません。社員同士のやり取りを促進させる動線の確保やオフィス内の緑化といった細いところまでに気を配る必要があります。[注1]

・オフィス環境改善として望まれるのは休憩室の設置
株式会社USENが行ったオフィス環境に関する調査では、オフィス環境の改善策として望まれているのが、休憩室の設置が43%と最多となっています。次いで、音楽を流す、デスク配置変更などの模様替えなど、行き届いたオフィス環境の改善が望まれています。[注2]

[注1] 職場のあんぜんサイト: 快適職場[安全衛生キーワード]
http://anzeninfo.mhlw.go.jp/yougo/yougo11_1.html
[注2] オフィス環境に関する調査
https://usen.com/news/release/2016/20161130_153.html

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快適なオフィス環境をつくるためにできること・必要なこと7つ

快適なオフィス環境をつくるためにできること・必要なこと7つ

快適なオフィス環境をつくるためにできることや必要なことは以下の7つです。ひとつずつ詳しくみていきましょう。

・1. オフィス内で働く人の意識調査(アンケート)を行い生の声を聞く
オフィス空間の改革に関して、最初に行うべきなのは「働いている人の生の声を聞くこと」でしょう。いまのオフィスを使っているのも、オフィス空間を改革した後に使うのも、いまその空間で働いている社員です。上述したように本当に快適なオフィス空間を実現させるのであれば、社員への配慮が行き届いたものにすることが必須条件といえます。彼らの声を聞かずして、快適なオフィスをつくることは到底できません。

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・2. オフィス内で不便だと感じる場所や空間の洗い出し
調査した結果や生の声から不便だと感じる場所や空間を洗い出し、どこをどう改革するべきか考えましょう。この洗い出しはもちろん、その場所で働く社員に向けて調査を行わないとできないことです。また、アンケートなどで調査を行う場合は、不便であると感じる理由を記載する欄を設けておくとよいでしょう。そうすることでどういう不便さがあるのか、またどのような改善が「配慮が行き届いている」となるのかが判明するからです。

・3. オフィス空間の改革を行った企業の取り組みを調べて取り入れる
オフィス空間の改革をするといっても、初めての試みの場合には何から着手すればいいのか、重視する点はどこかなどがわからないと、なかなか改善は進まないでしょう。

まずは多くの企業が行っている「オフィス空間の改革」を参考にしてみてはいかがでしょうか。企業のサイトなどを見ればどのような空間を目指してどのような取り組みを行ったかなどの情報を調べられるので、その情報の中から取り入れるべきことを考えていきましょう。

・4. オフィス空間の改革にかかる予算の算定
オフィス空間の改革を行う場所や内容が決まった段階で、予算を組みましょう。企業がオフィス空間の改革に回せる予算と照らし合わせながら、どこまで実現可能なのかを算定するのです。

オフィス空間の改革には、お金をかけなくてもできることもあれば、費用をかけなければならないこともあります。予算をオーバーせずに改革を進めていくには、いまある資材の活用も検討しましょう。

・5. 残すべき部分と改める部分の仕分け
上述したように、「快適なオフィス」の感じ方は人それぞれです。そのため現状のままでも充分快適であると考える人もいるでしょう。特に従来のオフィス形式に慣れている社員は「そのままでよい」と思っている可能性も十分に考えられます。

配慮が行き届いた「快適なオフィス」を目指すのであれば、そのような人たちのために従来の形式を残した改革である必要があります。オフィス空間の改革で大事なのは、すべてを変えるのではなく、残すものと変えるもののバランスなのです。

・6. 定期的な意識調査と改善を行う
オフィス空間の改革は一度行って終わりでは意味を成しません。改革を行えばまた新たな課題や不便な点が生まれるはずです。それらに対して、放置するのではなく、解決へのアプローチをかけ続けることも改革の1つといえるでしょう。「快適なオフィスである」と社員に感じてもらうために、定期的にアンケートや調査を行い、細かく改革を続けていきましょう。

・7. オフィスBGMを検討してみる
社員が働きやすいオフィスを作るには、個々の作業スペースの確保や動線確保、リフレッシュルーム設置という方法が挙げられます。
これらに加えておすすめなのが、オフィスBGMの導入です。BGMにはさまざまな効果が期待できます。

まず、オフィスBGMは社内の雑音をかき消してくれます。社内には着信音や話し声、キーボードを叩く音など、さまざまな音が発生しています。静かなオフィスの場合、これらの音が雑音となり、従業員の集中力を削ぎかねません。これらの雑音に対して、オフィスBGMはマスキング効果が働き相殺します。

また、社内の中でも会議室・休憩室・お手洗いなど場所によって適切なBGMを流すことによってさまざまなメリットもあります。

快適なオフィス環境で仕事をすることで生産性がアップ

快適なオフィス環境で仕事をすることは、社員にとってよい効果を生み出すだけではありません。会社全体の生産性アップにもつながるのです。

たとえば、オフィス内をフリーアドレス化した場合は他部署との交流の場を持てるというメリットが生まれます。
また、職場にリラクゼーションスペースを設け、そこでも仕事ができるようにすれば、社員がリラックスした状態で仕事を行えるようになるでしょう。

会社の生産性を上げるには、社員のモチベーションややる気の向上、快適さは必要不可欠です。つまり、生産性を上げるならオフィス空間の改革は必須といえます。

働き方改革の1つとしてオフィス空間を一新しましょう

現代の日本では、会社に属さない「フリーランス」など、働き方は昔のように固定されなくなってきています。もちろん働く環境についても例外ではありません。結果として会社の生産性や業績が上がれば、どこで働くのも自由なのではないかという風潮が生まれ始めています。
働きにくいと感じられる会社は人手不足に陥る可能性が高くなり、改革を余儀なくされる時代が迫りつつあるのかもしれません。企業問題として手遅れになる前に、今のうちからオフィス空間の改革を進めていくことをおすすめします。

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